Nachhaltigkeitsdialog organisieren: Schritt für Schritt

Ein Nachhaltigkeitsdialog braucht mehr als ein gutes Thema: Programm, Gesprächsleitung, Technik und Verpflegung müssen ineinandergreifen. Beginne mit Datum und Ort, lege danach Themen und Ablauf fest und bestätige erst dann Referenten sowie Podiumsteilnehmer. Öffne das Anmeldeformular frühzeitig, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. Am Veranstaltungstag entscheidet eine kurze technische Probe darüber, ob Präsentationen, Videos und Mikrofone funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Gesprächsthemen festlegen
2 Personen
3
Gesprächsleiter festlegen
4
Referenten und Podiumsteilnehmer einladen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen
2 Personen
11
Erinnerung an die Teilnehmer senden
12
Reservierung der Location bestätigen
13
Gerätereservierung bestätigen
14
Präsentationen und Videos sammeln
2 Personen
15
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
16
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Programme drucken
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke und Lebensmittel kühlen
2 Personen
21
Catering nach Ernährungswunsch kennzeichnen
2 Personen
22
Standortschlüssel abholen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Raum lüften
2 Personen
25
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
26
Stühle im Kreis aufstellen
4 Personen
27
Tische für das Catering aufstellen
3 Personen
28
Registrierungsmaterial bereitlegen
2 Personen
29
Namensschilder und Programme bereitlegen
2 Personen
30
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Präsentationen vorbereiten
34
Flipcharts und Materialien bereitstellen
2 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
36
Buffet und Snacks aufstellen
3 Personen
37
Abfalltrennung sichtbar aufstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Empfangsteam einweisen
3 Personen

Event

40
Referenten empfangen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Eröffnung und Programm erläutern
44
Redner vorstellen
45
Erste inhaltliche Sitzung begleiten
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
48
Pause betreuen
3 Personen
49
Gesprächstische begleiten
6 Personen
50
Gesprächsergebnisse sammeln
6 Personen
51
Buffet eröffnen
2 Personen
52
Buffet und Getränke servieren
4 Personen
53
Buffet und Tische auffüllen
3 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Zweite inhaltliche Session begleiten
2 Personen
56
Aktionspunkte auf dem Flipchart notieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Plenare Fragerunde moderieren
2 Personen
59
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
60
Einnahmen zusammenfassen
2 Personen
61
Abschluss und nächste Schritte erläutern
62
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

63
Übrig gebliebene Verpflegung sicher verpacken
3 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
68
Küche reinigen
3 Personen
69
Raum reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Standortkontrolle durchführen
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Dankesnachricht an Sprecher senden
76
Erlöse mit den Teilnehmenden teilen
2 Personen
77
Aktionspunkte an die Beteiligten senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Präsentation

FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 8
WhiteboardsAnz. 3
StifteAnz. 30
KlebezettelAnz. 12
StifteAnz. 80
KlebebandAnz. 6
SchreibmappenAnz. 70

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 80
RegistrierungsformulareAnz. 90
ProgrammflyerAnz. 90
WegweiserAnz. 8

Dekoration

TischläuferAnz. 10
PflanzenAnz. 8

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
LebensmittelschilderAnz. 40

Reinigung

AbfalltrennbehälterAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Gesprächsthemen zuerst fest und plane für jede Gesprächsrunde konkrete Leitfragen ein. So wissen Gesprächsleitung und Podiumsteilnehmer, worauf sie hinausarbeiten sollen.
Versende die Einladungen früh und schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit das Catering gekennzeichnet werden kann.
Sammle Präsentationen und Videos vor dem Termin und teste sie mindestens einen Tag vorher auf dem vorgesehenen Laptop, Beamer und der Projektionsleinwand. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Mikrofone.
Bereite Namensschilder, Programme und den Empfangstisch am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für Raumlüften, das Aufstellen von Tischen und Stühlen sowie eine ruhige Begrüßung.
Kläre die Übergabe des Standortschlüssels und die Öffnungszeit mit der Location mindestens 24 Stunden vorher. Stelle Getränke, wiederverwendbares Geschirr und gekühlte Lebensmittel früh genug bereit, damit der Empfang nicht mit dem Technikaufbau kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachhaltigkeitsdialog organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Referenten. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin laufen, damit du die Planung anpassen kannst.
Wann müssen Präsentationen und Videos geprüft werden?: Sammle alle Dateien spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und teste sie mindestens 24 Stunden vorher mit Laptop, Beamer und HDMI-Kabel. Öffne jede Datei einmal vollständig, statt nur den ersten Bildschirm zu prüfen.
Wann sollte man Ernährungswünsche für das Catering abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular ab und werte sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin aus. Kennzeichne die entsprechenden Speisen, damit sie beim Empfang eindeutig zugeordnet werden können.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?: Hole zuerst den Schlüssel ab und öffne die Location, anschließend lüftest du den Raum und stellst Tische, Stühle sowie den Empfangstisch auf. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein, danach folgen Techniktest und Catering.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.