Cómo organizar un diálogo sobre sostenibilidad

Un diálogo sobre sostenibilidad necesita más que buenos ponentes: hay que ordenar el programa, controlar las inscripciones y probar cada recurso técnico. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después concreta los temas y el papel del moderador. Las invitaciones, el formulario de registro y las necesidades dietéticas deben estar coordinados desde el principio. En los días previos, reúne las presentaciones, comprueba el sonido y deja preparado el espacio de recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el programa y los temas de conversación
2 personas
3
Registrar al moderador del debate
4
Invitar a ponentes y panelistas
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar las inscripciones y las necesidades dietéticas
2 personas
11
Enviar un recordatorio a los participantes
12
Confirmar la reserva del lugar
13
Confirmar la reserva del equipo
14
Recopilar presentaciones y videos
2 personas
15
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
16
Preparar las preguntas de la conversación
2 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir los programas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Refrigerar bebidas y alimentos
2 personas
21
Etiquetar el catering según las necesidades dietéticas
2 personas
22
Recoger las llaves del recinto
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Ventilar el espacio
2 personas
25
Colocar la mesa de recepción
2 personas
26
Colocar las sillas en círculo
4 personas
27
Montar mesas para el catering
3 personas
28
Preparar los materiales de registro
2 personas
29
Preparar credenciales y programas
2 personas
30
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Preparar las presentaciones
34
Preparar rotafolios y materiales
2 personas
35
Preparar café y té
3 personas
36
Montar el bufé y los aperitivos
3 personas
37
Colocar la separación de residuos de forma visible
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

40
Recibir a los ponentes
2 personas
41
Registrar a los participantes
3 personas
42
Servir café y té
3 personas
43
Explicar la apertura y el programa
44
Presentar a los ponentes
45
ModerAR la primera sesión de contenido
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer los snacks del descanso
2 personas
48
Gestionar la pausa
3 personas
49
Coordinar mesas de conversación
6 personas
50
Recopilar los resultados de las conversaciones
6 personas
51
Abrir el buffet
2 personas
52
Servir buffet y bebidas
4 personas
53
Reponer el bufé y las mesas
3 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Coordinar la segunda sesión de contenido
2 personas
56
Anotar los puntos de acción en el rotafolio
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Moderar la ronda plenaria de preguntas
2 personas
59
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
60
Resumir los ingresos
2 personas
61
Explicar el cierre y los siguientes pasos
62
Guiar a los participantes hasta la salida
2 personas

Seguimiento

63
Empaquetar de forma segura el catering sobrante
3 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Lavar la vajilla
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Clasificar y retirar residuos
3 personas
68
Limpiar la cocina
3 personas
69
Limpiar el espacio
3 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Realizar una inspección del lugar
2 personas
72
Cerrar el recinto
73
Devolver el equipo
2 personas
74
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
75
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
76
Compartir los ingresos con los participantes
2 personas
77
Enviar los puntos de acción a los implicados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cable HDMIcant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Baterías recargablescant. 12

Presentación

Pizarras de rotafoliocant. 6
Papel para rotafoliocant. 8
Pizarras blancascant. 3
Rotuladorescant. 30
Notas adhesivascant. 12
Bolígrafoscant. 80
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 70

Registro

Portanombrescant. 80
Formularios de registrocant. 90
Folletos del programacant. 90
Carteles de flechascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Plantascant. 8

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40

Limpieza

Contenedores de separación de residuoscant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el programa. Define los temas de conversación y confirma al moderador antes de invitar a ponentes y panelistas, para que sepan qué se espera de ellos.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas. Revísalas de nuevo antes de comprar y etiqueta el catering para evitar errores durante la recepción.
Pide las presentaciones y los vídeos varios días antes del diálogo. Prueba cada archivo en el portátil y el proyector, y comprueba también los micrófonos, el cable HDMI, las regletas y los alargadores.
Prepara la recepción antes de que llegue el público: coloca la mesa, las acreditaciones, los portanombres y los programas impresos. Reserva al menos 30 minutos para recoger las llaves, ventilar y organizar las sillas y mesas.
No dejes las bebidas y la comida para el último momento. Refrigéralas con antelación y comprueba que haya suficientes tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y bandejas reutilizables para el servicio previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un diálogo sobre sostenibilidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios ponentes. Reserva el lugar y el equipo al principio, y deja cerradas las presentaciones y las necesidades dietéticas al menos 3 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envía la primera invitación entre 3 y 4 semanas antes del diálogo. Manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas incluir el programa, el lugar y cualquier indicación práctica.
¿Cuándo se prueban las presentaciones y los vídeos?: Recopila todos los archivos como mínimo 3 días antes. Haz una prueba completa con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el sonido, y vuelve a comprobarlo al abrir el espacio.
¿Cómo se gestionan las preferencias dietéticas del catering?: Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y revisa las respuestas 5 días antes de comprar. Etiqueta cada opción y haz una última comprobación el día anterior, antes de refrigerar y colocar la comida.

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