Zo organiseer je een duurzaamheidsdialoog
Begin met het doel van het gesprek, de doelgroep en maximaal enkele duidelijke gespreksthema’s. Leg daarna datum, locatie, gespreksbegeleider en sprekers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan voldoende tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en het verzamelen en testen van presentaties. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst, werkende techniek en een opstelling die gesprek stimuleert in plaats van alleen luisteren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Programma en gespreksthema's vaststellen
2 personen
- 3
Gespreksbegeleider vastleggen
- 4
Sprekers en panelleden uitnodigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
2 personen
- 11
Herinnering aan deelnemers sturen
- 12
Reservering van locatie bevestigen
- 13
Reservering van apparatuur bevestigen
- 14
Presentaties en video's verzamelen
2 personen
- 15
Presentaties technisch controleren
2 personen
- 16
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
- 17
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 18
Programma's printen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken en voeding koelen
2 personen
- 21
Catering per dieetwens labelen
2 personen
- 22
Locatiesleutels ophalen
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Ruimte ventileren
2 personen
- 25
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
- 26
Stoelen in kring opstellen
4 personen
- 27
Tafels voor catering opstellen
3 personen
- 28
Registratiebenodigdheden klaarleggen
2 personen
- 29
Naambadges en programma's klaarleggen
2 personen
- 30
Projector en scherm opstellen
2 personen
- 31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 32
Microfoons testen
2 personen
- 33
Presentaties klaarzetten
- 34
Flip-overs en materialen klaarzetten
2 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 36
Buffet en snacks uitstallen
3 personen
- 37
Afvalscheiding zichtbaar plaatsen
2 personen
- 38
Toiletten controleren
- 39
Ontvangstteam instrueren
3 personen
Event
- 40
Sprekers ontvangen
2 personen
- 41
Deelnemers registreren
3 personen
- 42
Koffie en thee serveren
3 personen
- 43
Opening en programma toelichten
- 44
Sprekers introduceren
- 45
Eerste inhoudelijke sessie begeleiden
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
- 48
Pauze begeleiden
3 personen
- 49
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
- 50
Gespreksresultaten verzamelen
6 personen
- 51
Buffet openen
2 personen
- 52
Buffet en dranken serveren
4 personen
- 53
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
- 54
Servies verzamelen
2 personen
- 55
Tweede inhoudelijke sessie begeleiden
2 personen
- 56
Actiepunten op flip-over noteren
2 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Plenaire vragenronde begeleiden
2 personen
- 59
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
- 60
Opbrengsten samenvatten
2 personen
- 61
Afsluiting en vervolgstappen toelichten
- 62
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 63
Overgebleven catering veilig verpakken
3 personen
- 64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 65
Servies afwassen
4 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 68
Keuken schoonmaken
3 personen
- 69
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 70
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 71
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
- 72
Locatie afsluiten
- 73
Apparatuur retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
- 75
Bedankbericht aan sprekers sturen
- 76
Opbrengsten met deelnemers delen
2 personen
- 77
Actiepunten aan betrokkenen sturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- HDMI-kabelaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Presentatie
- Flip-overbordenaantal 6
- Flip-overpapieraantal 8
- Whiteboardsaantal 3
- Stiftenaantal 30
- Plakbriefjesaantal 12
- Pennenaantal 80
- Kleefbandaantal 6
- Schrijfmappenaantal 70
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 80
- Registratieformulierenaantal 90
- Programmaflyersaantal 90
- Pijlbordjesaantal 8
Decoratie
- Tafellopersaantal 10
- Plantenaantal 8
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Voedsellabelsaantal 40
Schoonmaak
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de volgorde van achter naar voren: zet de aanmelddeadline minimaal 7 dagen vóór de bijeenkomst en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering. Zo kun je aantallen, dieetwensen en badges nog controleren.
- Beperk het programma tot 2 of 3 hoofdthema’s en geef de gespreksbegeleider per onderdeel concrete vragen. Reserveer per gespreksonderdeel minstens 20 minuten, zodat deelnemers niet alleen naar presentaties luisteren.
- Test alle presentaties, video’s en aansluitingen uiterlijk 1 werkdag vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Neem ook een HDMI-kabel, stekkerdoos, verlengkabel en opgeladen reservebatterijen mee.
- Richt de ontvangsttafel vóór opening in met naambadgehouders, programma’s en pennen. Zet de ruimte vervolgens minstens 30 minuten vooraf open, ventileer haar en controleer of stoelen, microfoons en flip-overs logisch staan.
- Label catering per dieetwens zodra die binnenkomt en zet herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek klaar voordat deelnemers arriveren. Controleer de lijst op de dag zelf nog één keer, omdat late wijzigingen anders snel worden gemist.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het organiseren van een duurzaamheidsdialoog?
- Reken op 3 tot 6 weken voor een bijeenkomst met sprekers, catering en techniek. Leg datum, locatie en gespreksbegeleider in de eerste week vast en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf.
- Hoeveel gespreksthema’s gebruik je bij een duurzaamheidsdialoog?
- Kies 2 of 3 hoofdthema’s voor één bijeenkomst. Reserveer per thema minimaal 20 minuten en houd daarnaast tijd vrij voor ontvangst, introductie, vragen en afronding.
- Wanneer controleer je de techniek voor een duurzaamheidsdialoog?
- Verzamel presentaties en video’s uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test alles uiterlijk 1 werkdag vóór de bijeenkomst. Controleer op locatie ook de HDMI-kabel, stekkerdozen, verlengkabels, microfoons en batterijen.
- Wanneer stuur je een herinnering voor een duurzaamheidsdialoog?
- Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst. Vermeld daarin de starttijd, locatie, het programma en een laatste mogelijkheid om dieetwensen of praktische wijzigingen door te geven.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.