Organiser un congrès fédéral, étape par étape

Un congrès fédéral se prépare d’abord comme un projet de calendrier, puis comme une journée à faire fonctionner sans temps mort. Commencez par fixer la date, le programme et les salles avant d’ouvrir les inscriptions. Les intervenants, le traiteur et la technique doivent ensuite être confirmés avec des échéances précises. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, répartir le matériel par salle et préparer un accueil fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Confirmer les intervenants et le modérateur
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations de transport
9
Confirmer le catering et les quantités
2 personnes
10
Réserver le matériel technique
11
Rassembler les présentations
12
Vérifier les présentations
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Imprimer les programmes
16
Imprimer les panneaux d’itinéraire
17
Acheter les fournitures nécessaires
3 personnes
18
Récupérer les courses
2 personnes
19
Trier le matériel par salle
3 personnes
20
Envoyer le briefing des intervenants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Rendre les numéros de téléphone disponibles
23
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
24
Aménager la salle du congrès
5 personnes
25
Installer les chaises et les tables
4 personnes
26
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
27
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
30
Vérifier l'éclairage
2 personnes
31
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes
34
Installer le point café et thé
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
37
Préparer le buffet du dîner
4 personnes

Événement

38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Lancer la présentation d’ouverture
2 personnes
43
Suivre le planning
44
Distribuer les micros
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Préparer la pause café
3 personnes
49
Servir la pause-café
3 personnes
50
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
51
Vérifier la pause technique
52
Animer la table ronde
2 personnes
53
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
55
Attribuer les repas spéciaux
56
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
57
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
58
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
59
Servir les amuse-bouches
3 personnes
60
Annoncer la clôture
61
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle et les verres
4 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Vider les buffets
4 personnes
66
Nettoyer les salles
4 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Archiver la liste des participants
72
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
73
Partager les présentations
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 140

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Marqueurs pour paperboardqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Cuillères à caféqté 150
Couteaux de tableqté 150
Fourchettes de tableqté 150
Louchesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 8
Carafes d’eauqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 140
Cartes de numéros de tableqté 18
Compositions floralesqté 12
Drapeaux des fédérationsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 18

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les salles avant l’envoi des invitations : les participants doivent connaître les horaires, les lieux et les éventuelles salles parallèles dès leur inscription.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les informations de transport. Arrêtez les quantités du traiteur quelques jours avant le congrès, après une dernière vérification des inscrits.
Demandez les présentations aux intervenants avant le jour J et vérifiez-les sur l’ordinateur de présentation. Testez chaque câble HDMI, adaptateur, microphone et rallonge dans la salle où il sera utilisé.
Préparez les badges nominatifs, la liste des participants, les programmes et les panneaux d’itinéraire avant l’installation. Un comptoir d’enregistrement opérationnel dès l’ouverture évite de bloquer l’entrée.
Triez le mobilier, les fournitures et le matériel technique par salle la veille. Gardez les numéros de téléphone de l’équipe et des intervenants accessibles, et vérifiez aussi les prévisions météo pour les déplacements.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un congrès fédéral ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le programme, réserver le lieu et confirmer les intervenants avant de lancer les invitations.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès fédéral ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le programme provisoire et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le congrès. Prévoyez une date limite claire pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand envoyer le briefing aux intervenants ?: Envoyez-le 7 à 10 jours avant le congrès, avec les horaires, les consignes techniques, les temps de parole et les informations d’accès. Demandez les présentations finales au plus tard 48 heures avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour l’installation d’un congrès ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la salle, les chaises, les tables, le podium, l’accueil et la technique. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester les présentations et les microphones avant l’arrivée des participants.

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