Einen Verbandskongress Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Räume mindestens 12 Wochen vor dem Kongress fest. Prüfe dabei, ob Vortragssaal, Nebenräume, Registrierungstresen und Garderobe für den erwarteten Teilnehmerkreis ausreichen.
• Bestätige Referenten und Moderation spätestens 8 Wochen vorher schriftlich. Bitte um Präsentationen und technische Anforderungen bis 10 Tage vor Beginn, damit Laptop, Projektor, Mikrofone, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker getestet werden können.
• Öffne die Anmeldung etwa 8 Wochen vor dem Termin und schließe sie 7 bis 10 Tage vorher für die finale Planung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Transportinformationen; diese Angaben brauchst du für Catering, Sitzordnung und Teilnehmerkommunikation.
• Kalkuliere Getränke nicht nur nach der Personenzahl: Stelle pro Teilnehmer und Kongresstag mindestens 1,5 Liter Wasser bereit und plane für jede Kaffeepause eine Tasse sowie einen Löffel ein. Bestätige die endgültigen Cateringmengen 5 bis 7 Tage vor dem Kongress.
• Sortiere alle Materialien am Vortag nach Räumen und baue Registrierungstresen, Saal, Tische und Stühle mindestens 2 Stunden vor Einlass auf. Drucke Teilnehmerliste, Programme und Wegweiser erst nach dem Anmeldeschluss, damit keine veralteten Angaben ausliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Verbandskongress organisieren?

Beginne etwa 6 Monate vorher mit der groben Planung. Datum, Programm und Räume sollten spätestens 12 Wochen vor dem Kongress feststehen; Referenten und Moderation brauchen idealerweise 8 Wochen Vorlauf.

Wann sollte die Anmeldung für einen Verbandskongress geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular ungefähr 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und Raumplanung rechtzeitig finalisiert werden können.

Wie viel Technik braucht ein Verbandskongress?

Plane pro Vortragssaal mindestens einen Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, passende HDMI-Kabel und Adapter sowie einen Präsentationsklicker ein. Für den Ton brauchst du je nach Format Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult; teste alles spätestens am Vortag.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 10 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie anschließend auf Format, Bildqualität und Ton. Speichere eine geprüfte Version auf dem Präsentationslaptop und halte zusätzlich eine Sicherung bereit.