Cómo organizar un congreso de federación paso a paso

Organizar un congreso de federación exige coordinar programa, ponentes, salas, asistentes y equipos en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el programa y el recinto antes de abrir las inscripciones. Después confirma a los ponentes, recopila sus presentaciones y calcula catering y materiales según las inscripciones reales. Los últimos días deben servir para comprobar conexiones, señalización, acreditaciones y el montaje de cada sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Confirmar a los ponentes y al moderador
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar información de transporte
9
Confirmar el catering y las cantidades
2 personas
10
Reservar equipo técnico
11
Recopilar las presentaciones
12
Revisar las presentaciones
2 personas
13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
14
Imprimir la lista de participantes
15
Imprimir programas
16
Imprimir señales de ruta
17
Comprar los materiales necesarios
3 personas
18
Recoger la compra
2 personas
19
Clasificar los materiales por sala
3 personas
20
Enviar briefing a los ponentes
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Poner los números de teléfono a disposición
23
Montar el mostrador de registro
3 personas
24
Preparar la sala de congresos
5 personas
25
Montar sillas y mesas
4 personas
26
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
27
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
28
Probar los micrófonos
2 personas
29
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
30
Comprobar la iluminación
2 personas
31
Colgar los carteles de ruta
2 personas
32
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
33
Preparar el material de registro
2 personas
34
Montar el punto de café y té
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
37
Preparar el buffet de cena
4 personas

Evento

38
Recibir a los ponentes
2 personas
39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
41
Servir café y té
3 personas
42
Iniciar la presentación de apertura
2 personas
43
Llevar el control del cronograma
44
Repartir micrófonos
2 personas
45
Gestionar las presentaciones
2 personas
46
Recoger preguntas del público
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Preparar la pausa para el café
3 personas
49
Servir la pausa para el café
3 personas
50
Retirar la vajilla usada
3 personas
51
Comprobar la pausa técnica
52
Moderar el panel de discusión
2 personas
53
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
54
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
55
Asignar comidas de dieta
56
Abrir el bufé de la cena
4 personas
57
Reponer el buffet de cena
3 personas
58
Montar el aperitivo de networking
3 personas
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Anunciar el cierre
61
Acompañar a los participantes a la salida
3 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger vajilla y vasos
4 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Vacíar los bufés
4 personas
66
Limpiar las salas
4 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Empaquetar materiales
3 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Archivar la lista de participantes
72
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
73
Compartir las presentaciones
74
Registrar objetos perdidos
75
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 140
Mesascant. 18
Mantelescant. 18
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Taburetescant. 6
Percheros para camerinoscant. 2
Perchascant. 140

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para rotafoliocant. 24

Vajilla

Platos de cenacant. 150
Platos de postrecant. 150
Tazas de cafécant. 150
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 150
Cucharillas de cafécant. 150
Cuchillos de mesacant. 150
Tenedores de mesacant. 150
Cucharonescant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cestas de pancant. 8
Jarras de aguacant. 12
Abrebotellascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 140
Tarjetas con números de mesacant. 18
Arreglos floralescant. 12
Banderas de la federacióncant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Números de mesacant. 18

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar invitaciones. Reserva una sala principal y las salas paralelas con capacidad suficiente para el número previsto de asistentes, dejando margen para cambios de última hora.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes del congreso. Incluye desde el principio las preferencias dietéticas y los datos necesarios para enviar información de transporte.
Pide las presentaciones a los ponentes al menos 5 días antes y revísalas en el mismo portátil que se utilizará durante el congreso. Comprueba también los cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y el clic de presentación.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y separa las necesidades dietéticas en una lista para el proveedor. Confirma las cantidades al menos 3 días antes, especialmente si hay comida, café, agua y copas para varias salas.
Clasifica los materiales por sala antes del montaje y prepara un punto de registro con tarjetas de nombre, lista de participantes, programas y señales de ruta. Haz una prueba completa de sonido y proyección entre 60 y 90 minutos antes de recibir al primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un congreso de federación?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del congreso si el programa y los ponentes ya están confirmados. Cierra el formulario unos 7 días antes para poder ajustar el catering, las tarjetas de nombre y la lista de participantes.
¿Cuándo se deben confirmar los ponentes y el moderador?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes y envíales un briefing detallado 7 días antes. Solicita las presentaciones definitivas 5 días antes para revisarlas y preparar el portátil de presentación.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala de un congreso?: Reserva entre 90 y 120 minutos para colocar sillas, mesas, escenario, mesa de oradores y señalización. Añade otros 30 minutos para probar proyector, pantalla, sonido, micrófonos y conexiones.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un congreso?: Confirma el proveedor y las cantidades al menos 3 días antes, usando el número de inscripciones cerradas y las preferencias dietéticas recopiladas. El día anterior revisa horarios de servicio, ubicación y vajilla necesaria.

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