Zo organiseer je een federatiecongres zonder losse eindjes
Begin met de datum, het programma en de beschikbare zalen. Daarna leg je sprekers, dagvoorzitter, techniek en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Open vervolgens de aanmelding, verwerk dieetwensen en geef deelnemers tijdig route- en vervoersinformatie. In de laatste weken draait alles om aantallen, presentaties en materialen per ruimte. Op de congresdag zelf zorgen een ingerichte registratiebalie en een technische test vóór binnenkomst voor rust.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zalen reserveren
- 3
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Vervoersinformatie versturen
- 9
Catering en aantallen bevestigen
2 personen
- 10
Technische apparatuur reserveren
- 11
Presentaties verzamelen
- 12
Presentaties controleren
2 personen
- 13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 14
Deelnemerslijst afdrukken
- 15
Programma's afdrukken
- 16
Routeborden afdrukken
- 17
Benodigdheden inkopen
3 personen
- 18
Boodschappen ophalen
2 personen
- 19
Materialen per ruimte sorteren
3 personen
- 20
Sprekersbriefing versturen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Telefoonnummers beschikbaar maken
- 23
Registratiebalie opbouwen
3 personen
- 24
Congreszaal inrichten
5 personen
- 25
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
- 26
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 27
Projector en scherm aansluiten
2 personen
- 28
Microfoons testen
2 personen
- 29
Presentaties op laptop zetten
2 personen
- 30
Verlichting controleren
2 personen
- 31
Routeborden ophangen
2 personen
- 32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 33
Registratiematerialen klaarzetten
2 personen
- 34
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Lunchbuffet voorbereiden
4 personen
- 37
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen
Event
- 38
Sprekers ontvangen
2 personen
- 39
Deelnemers registreren
4 personen
- 40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 41
Koffie en thee serveren
3 personen
- 42
Openingspresentatie starten
2 personen
- 43
Tijdschema bijhouden
- 44
Microfoons aanreiken
2 personen
- 45
Presentaties bedienen
2 personen
- 46
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
- 49
Koffiepauze serveren
3 personen
- 50
Gebruikt servies afruimen
3 personen
- 51
Technische pauze controleren
- 52
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
- 53
Lunchbuffet openen
3 personen
- 54
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
- 55
Dieetmaaltijden aanwijzen
- 56
Dinerbuffet openen
4 personen
- 57
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
- 58
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
- 59
Borrelhapjes serveren
3 personen
- 60
Afsluiting aankondigen
- 61
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Servies en glazen verzamelen
4 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Buffetten leegruimen
4 personen
- 66
Zalen schoonmaken
4 personen
- 67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 68
Decoratie verwijderen
2 personen
- 69
Materialen inpakken
3 personen
- 70
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 71
Deelnemerslijst archiveren
- 72
Sprekers bedankbericht sturen
- 73
Presentaties delen
- 74
Gevonden voorwerpen registreren
- 75
Restanten veilig opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 140
- Tafelsaantal 18
- Tafelkledenaantal 18
- Podiumdelenaantal 4
- Spreektafel
- Krukkenaantal 6
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 140
Apparatuur
- Projectoraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Presentatielaptopaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Flip-oversaantal 4
- Stiften voor flip-overaantal 24
Servies
- Dinerbordenaantal 150
- Dessertbordenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 150
- Koffielepelsaantal 150
- Tafelmessenaantal 150
- Tafelvorkenaantal 150
- Opscheplepelsaantal 16
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Broodmandenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 140
- Tafelnummerkaartenaantal 18
- Bloemstukkenaantal 12
- Federatievlaggenaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 18
Verlichting
- LED-lichtspotsaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie pas definitief nadat je het programma in tijdsblokken hebt gezet. Controleer of je naast de congreszaal ook een aparte ruimte hebt voor registratie, sprekers en eventuele deelsessies.
- Plan de technische controle uiterlijk 60 minuten vóór de eerste sessie. Test de projector, het projectiescherm, de presentatielaptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en de presentatieklikker met de daadwerkelijke bestanden.
- Sluit de deelnemersaantallen en dieetwensen niet pas op de congresdag af. Bevestig catering en servies enkele werkdagen vooraf en leg extra waterglazen en koffiekopjes klaar bij een programma met meerdere pauzes.
- Stuur sprekersbriefing en vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, route, contactnummers, spreektijd en wie klaarstaat bij technische problemen.
- Sorteer materialen per ruimte voordat je opbouwt: naamkaartjes, programma's, routeborden, flip-overs en stiften bij de juiste plek. Bouw de registratiebalie en congreszaal vervolgens minstens 45 minuten vóór ontvangst van deelnemers op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een federatiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers en dagvoorzitter daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen en aanmeldingen ruim op tijd kunnen starten.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een federatiecongres versturen?
- Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan, meestal 3 tot 6 maanden vooraf. Sluit de aanmelding af op een vooraf bepaalde datum, bijvoorbeeld 10 werkdagen vóór het congres.
- Wanneer moet je de catering voor een congres bevestigen?
- Bevestig de catering en aantallen uiterlijk 5 werkdagen vóór het congres. Geef dieetwensen en het verwachte aantal deelnemers door zodra de aanmelding sluit, zodat de cateraar geen inschatting op de congresdag hoeft te maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een congreszaal op te bouwen?
- Reken voor stoelen, tafels, podiumdelen, spreektafel, techniek en bewegwijzering op minimaal 90 minuten. Plan daarnaast 60 minuten voor een volledige technische test en zorg dat de registratiebalie 45 minuten vóór ontvangst klaarstaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!