Organiser un concours de sudoku sans rien laisser au hasard
Un concours de sudoku se prépare d’abord comme une épreuve chronométrée, puis comme un événement à accueillir. Commencez par réserver le lieu et fixer le format : nombre de grilles, durée, catégories et méthode de classement. Testez chaque grille, préparez les feuilles de réponses et envoyez les règles avec les informations pratiques avant le jour J. La dernière étape consiste à installer les tables numérotées, les packs de sudoku et la table d’inscription dans un ordre qui évite les files d’attente.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du concours
- 2
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 3
Prévoir les prix et les lots
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Sélectionner les sudokus
2 personnes
- 9
Tester les grilles de Sudoku
3 personnes
- 10
Vérifier les feuilles de réponses
2 personnes
- 11
Rédiger les règles du concours
2 personnes
- 12
Définir la méthode d’évaluation
2 personnes
- 13
Confirmer les participants
- 14
Envoyer les informations pratiques
- 15
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des courses
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Composer les packs de sudoku
3 personnes
- 19
Créer les badges des participants
2 personnes
- 20
Vérifier le lieu et le matériel
2 personnes
- 21
Remplir les glacières
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Numéroter les tables de compétition
2 personnes
- 25
Préparer les lots de sudoku
3 personnes
- 26
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
- 27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Préparer les sandwiches et les snacks
3 personnes
- 30
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 31
Accueillir les participants
4 personnes
- 32
Enregistrer la présence
2 personnes
- 33
Expliquer les règles du match
- 34
Encadrer la première manche
4 personnes
- 35
Vérifier les réponses du premier tour
4 personnes
- 36
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
- 37
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
- 38
Vérifier les réponses du deuxième tour
4 personnes
- 39
Servir des sandwiches et des boissons chaudes
3 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Animer la finale
4 personnes
- 42
Vérifier les réponses finales
4 personnes
- 43
Établir le classement final
3 personnes
- 44
Annonce des gagnants
2 personnes
- 45
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
- 46
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 47
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
- 48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 49
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
- 50
Rassembler les déchets
2 personnes
- 51
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 52
Emballer le matériel
2 personnes
- 53
Retourner les matériels
2 personnes
- 54
Gérer les objets trouvés
- 55
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 65
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de jeu
- Livrets de sudokuqté 180
- Feuilles de réponsesqté 200
- Puzzles de rechangeqté 30
- Dossiers de puzzleqté 65
- Chronomètresqté 6
- Prixqté 3
- Certificatsqté 65
Fournitures de bureau
- Stylos à billeqté 80
- Crayonsqté 80
- Gommesqté 70
- Taille-crayonsqté 10
- Badges des participantsqté 65
- Numéros de tableqté 8
- Feuilles de scoreqté 100
- Presse-papiersqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Classeursqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 6
Catering
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Courses
Vaisselle
- Tassesqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
Décoration
- Panneau d’accueil
- Affiche de la compétitionqté 4
- Nappesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 6
- Raclette de sol
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Conseils
- Fixez le format au moins 4 semaines à l’avance : nombre de manches, durée de chaque épreuve, niveau des grilles et critères utilisés en cas d’égalité. Ces règles doivent être envoyées avec la confirmation d’inscription.
- Testez toutes les grilles avant impression et prévoyez au moins 10 % de puzzles de rechange. Une erreur dans une grille ou une page manquante devient difficile à gérer une fois le chronomètre lancé.
- Préparez un pack individuel par participant avec livret, feuille de réponses, crayon, gomme et badge. Ajoutez les numéros de table avant l’ouverture afin que chacun s’installe sans interrompre les explications.
- Installez les chronomètres, les feuilles de score et les presse-papiers sur chaque table avant l’arrivée du public. Gardez les corrigés, les feuilles supplémentaires et le matériel de remplacement dans un classeur séparé, hors de la salle de compétition.
- Fermez les inscriptions et mettez à jour la liste des participants 48 heures avant le concours. Vérifiez alors les besoins alimentaires, imprimez les certificats et préparez les prix pour éviter de chercher des informations pendant la remise des résultats.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de sudoku ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le format, sélectionner les grilles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les confirmations, les impressions et la vérification du matériel.
- Combien de grilles faut-il prévoir par participant ?
- Prévoyez au minimum une grille par manche et par participant, puis ajoutez environ 10 % de puzzles de rechange. Pour trois manches et 30 participants, cela représente 99 grilles au total, hors éventuelles grilles d’entraînement.
- Comment chronométrer un concours de sudoku ?
- Attribuez un chronomètre à chaque manche et annoncez clairement le début, les temps restants et la fin. Ajoutez 5 minutes avant la première épreuve pour expliquer les règles et vérifier que chaque participant a reçu la bonne feuille.
- Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?
- Envoyez-les au plus tard 7 jours avant le concours, puis confirmez les changements 48 heures avant. Indiquez l’adresse, l’heure d’accueil, la durée des manches, le matériel fourni, les règles et les conditions de remise des prix.
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