Zo organiseer je een sudokuwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna vast hoeveel deelnemers, rondes en tijd je nodig hebt. Reserveer de locatie pas nadat je weet hoeveel tafels en stoelen nodig zijn. Selecteer puzzels, los ze zelf proef op en controleer de antwoordbladen vóór je iets afdrukt. Regel vervolgens inschrijvingen, dieetwensen en praktische informatie. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke registratie, genummerde tafels, complete sudokupakketten en één vaste beoordelingsmethode.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Sudokupuzzels selecteren
2 personen
9
Sudokupuzzels proefoplossen
3 personen
10
Antwoordbladen controleren
2 personen
11
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
12
Beoordelingsmethode vastleggen
2 personen
13
Deelnemers bevestigen
14
Praktische informatie versturen
15
Prijzen en certificaten klaarmaken
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Sudokupakketten samenstellen
3 personen
19
Deelnemersbadges maken
2 personen
20
Locatie en materialen controleren
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Wedstrijdtafels nummeren
2 personen
25
Sudokupakketten klaarleggen
3 personen
26
Beamer en scherm testen
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Broodjes en snacks klaarzetten
3 personen
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Wedstrijdregels toelichten
34
Eerste ronde begeleiden
4 personen
35
Antwoorden van ronde één nakijken
4 personen
36
Dranken en snacks serveren
3 personen
37
Tweede ronde begeleiden
4 personen
38
Antwoorden van ronde twee nakijken
4 personen
39
Broodjes en warme dranken serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Finaleronde begeleiden
4 personen
42
Finaleantwoorden controleren
4 personen
43
Einduitslag opstellen
3 personen
44
Winnaars bekendmaken
2 personen
45
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Servies en glazen afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Apparatuur inpakken
2 personen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen afhandelen
55
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Sudokupuzzelboekjesaantal 180
Antwoordbladenaantal 200
Reservepuzzelsaantal 30
Puzzelmappenaantal 65
Stopwatchesaantal 6
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 65

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 80
Potlodenaantal 80
Gummenaantal 70
Puntenslijpersaantal 10
Deelnemersbadgesaantal 65
Tafelnummersaantal 8
Scoreformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Ordnersaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Servies

Mokkenaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdposteraantal 4
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Plan per deelnemer één sudokupakket met puzzelboekje, antwoordbladen, potlood en gum, plus reservepuzzels voor beschadigde of ontbrekende bladen. Leg de pakketten per tafel klaar voordat de registratie begint.
Proeflos elke sudoku volledig op voordat je de boekjes laat drukken of kopiëren. Controleer daarna of elk antwoordblad bij de juiste puzzel hoort; een fout op één blad kan de uitslag ongeldig maken.
Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf: aanvangstijd, registratietijd, locatie, wedstrijdduur, toegestane materialen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de beoordeling vooraf meetbaar, bijvoorbeeld eerst het aantal correcte oplossingen en daarna de snelste tijd als tie-breaker. Zet deze regel ook op het wedstrijdreglement en scoreformulier.
Reserveer op de wedstrijddag minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, tafelnummers, registratie en techniek. Test beamer, microfoon, printer en verlengkabels voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een sudokuwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor locatie, format, prijzen, puzzels en uitnodigingen; plan in de laatste 3 dagen de bevestigingen, pakketten en locatiecontrole.
Hoeveel sudoku's heb je nodig per deelnemer?: Voorzie minimaal één wedstrijdpakket per deelnemer en 5 tot 10 procent reservepuzzels. Bij 40 deelnemers maak je dus 40 complete pakketten en 2 tot 4 reserve-exemplaren.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een sudokuwedstrijd?: Reken op één tafel per deelnemer als iedereen zelfstandig werkt. Voeg één registratietafel en, afhankelijk van de ruimte, minstens één aparte tafel voor prijzen, certificaten of materiaal toe.
Wanneer moet je de sudokupuzzels proefoplossen?: Doe dat vóór het printen of samenstellen van de pakketten, bij voorkeur minstens 5 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je nog tijd over om een foutieve puzzel of een onjuist antwoordblad te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.