Checklist pour organiser un concours de sudoku
Un concours de sudoku demande surtout une préparation précise des grilles, des règles et du matériel de correction. Commence par réserver le lieu et fixer le format, puis verrouille les inscriptions avant d’imprimer les livrets et feuilles de réponses. La veille, prépare les packs, les badges et les lots par table. Le jour J, installe l’accueil séparément de l’espace de compétition et vérifie chaque chronomètre avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Prévoir les prix et les lots
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Sélectionner les sudokus
2 personnes
Tester les grilles de Sudoku
3 personnes
Vérifier les feuilles de réponses
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir la méthode d’évaluation
2 personnes
Confirmer les participants
Envoyer les informations pratiques
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Composer les packs de sudoku
3 personnes
Créer les badges des participants
2 personnes
Vérifier le lieu et le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Numéroter les tables de compétition
2 personnes
Préparer les lots de sudoku
3 personnes
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwiches et les snacks
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du match
Encadrer la première manche
4 personnes
Vérifier les réponses du premier tour
4 personnes
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
Vérifier les réponses du deuxième tour
4 personnes
Servir des sandwiches et des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier les réponses finales
4 personnes
Établir le classement final
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 65
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de jeu
- Livrets de sudokuqté 180
- Feuilles de réponsesqté 200
- Puzzles de rechangeqté 30
- Dossiers de puzzleqté 65
- Chronomètresqté 6
- Prixqté 3
- Certificatsqté 65
Fournitures de bureau
- Stylos à billeqté 80
- Crayonsqté 80
- Gommesqté 70
- Taille-crayonsqté 10
- Badges des participantsqté 65
- Numéros de tableqté 8
- Feuilles de scoreqté 100
- Presse-papiersqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Classeursqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 6
Catering
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Courses
Vaisselle
- Tassesqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
Décoration
- Panneau d’accueil
- Affiche de la compétitionqté 4
- Nappesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 6
- Raclette de sol
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Conseils
- Fixe le format au moins 3 semaines à l’avance : nombre de manches, durée de chaque épreuve, niveau des grilles et méthode de départage. Ces décisions déterminent les livrets, les feuilles de score et le temps nécessaire à la correction.
- Teste chaque grille avant impression et prépare au moins un puzzle de rechange par table. Une grille avec une erreur ou une feuille manquante bloque rapidement une manche entière.
- Clôture les inscriptions 5 à 7 jours avant le concours, puis imprime les badges, la liste des participants et les informations pratiques à partir d’une seule liste mise à jour.
- Prépare un pack complet par participant : livret, feuilles de réponses, crayon ou stylo et presse-papiers si nécessaire. Ajoute quelques exemplaires de réserve pour les erreurs d’impression ou les inscriptions de dernière minute.
- Installe la table d’inscription au moins 45 minutes avant le début, puis numérote les tables de compétition. Garde les corrigés, les feuilles de score et les lots dans des classeurs séparés afin d’éviter une distribution prématurée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de sudoku ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour un concours avec plusieurs participants. Les derniers 5 à 7 jours servent surtout à confirmer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, tester les grilles et préparer les packs.
- Combien de grilles de sudoku faut-il prévoir par participant ?
- Prévoyez au minimum une grille par manche et par participant, avec une feuille de réponses correspondante. Ajoutez 5 à 10 % de livrets, feuilles et puzzles de rechange pour couvrir les erreurs et les imprévus.
- Quand faut-il envoyer les informations pratiques aux participants ?
- Envoyez-les 5 à 7 jours avant le concours, une fois la liste des participants confirmée. Indiquez l’horaire d’accueil, la durée des manches, les règles, le matériel autorisé et les modalités d’accès au lieu.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Réservez les 15 dernières minutes au contrôle des tables numérotées, des chronomètres, des feuilles de réponses et du matériel audiovisuel.
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