Checklist pour organiser un concours de danse

Un concours de danse demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, la musique et l’accueil. Commencez par définir le format et réserver le lieu, puis verrouillez les participants, le planning et les besoins techniques. Les dernières vérifications concernent surtout le sol, les fichiers musicaux, les récompenses et la répartition des bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les membres du jury
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Imprimer les critères du jury
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Tester l’ordre musical
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Publier le programme
Envoyer la lettre aux participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer une sauvegarde de la musique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Monter le floor de compétition
5 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer le programme
Annoncer la danse d'ouverture
Encadrer les rondes
4 personnes
Diffuser la musique à chaque manche
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Démonter le terrain de compétition
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Archiver les résultats
Publier les résultats
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 150
Tables du juryqté 3
Portantsqté 2
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Panneaux de piste de danse
Bracelets de dossardqté 120
Cônesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Clés USBqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Toile de fond de scène
Tapis rouge

Tissu de décoration

Nappesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Bureau

Fiches de juryqté 180
Programmesqté 180
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 180
Classeurs A4qté 8
Papier d’impressionqté 2
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Destructeur de documents
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Calculatricesqté 3
Blocs-notesqté 12

Catering

Courses

Prix

Gobeletsqté 12
Médaillesqté 36
Certificatsqté 120
Chèques-cadeauxqté 12
Sachets de prixqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban de marquageqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Réservez le lieu dès que le format est fixé et vérifiez la taille de la piste, l’état du sol, les vestiaires et les prises électriques au moins 2 semaines avant le concours.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis envoyez la confirmation aux participants avec les horaires, les règles, les besoins alimentaires et les informations d’accès au moins 7 jours avant.
Préparez deux versions de chaque fichier musical : une sur l’ordinateur principal et une sauvegarde sur clé USB ou sur l’ordinateur de secours. Testez l’ordre musical avant l’ouverture des portes.
Prévoyez une table séparée pour le jury, des chaises pour les participants et un système clair de bracelets ou de dossards. Affectez les bénévoles par poste au plus tard 3 jours avant l’événement.
Calculez la restauration à partir du nombre confirmé de participants et de bénévoles, puis installez l’eau, le café et le catering avant l’arrivée du public. Gardez les rallonges et multiprises accessibles, sans câble dans la zone de danse.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un concours de danse ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers éléments à verrouiller sont le format, le lieu, le jury, les droits musicaux et le formulaire d’inscription.
Quand fermer les inscriptions à un concours de danse ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, confirmer les participants et établir le planning des matchs. Gardez ensuite quelques jours pour corriger les erreurs de coordonnées ou de catégorie.
Combien de temps avant faut-il préparer la musique du concours ?: Rassemblez les fichiers musicaux au moins 7 jours avant, puis testez leur ordre 2 à 3 jours avant. Préparez une sauvegarde sur clé USB et vérifiez le matériel audio avant l’ouverture du lieu.
Que faut-il vérifier dans la salle le jour du concours ?: Prévoyez une vérification complète 2 à 3 heures avant l’accueil : sol, panneaux de piste, son, microphones, éclairage, prises, vestiaires, tables du jury et circulation des participants. Testez aussi le micro et le premier fichier musical.

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