Organiser un concours de danse sans perdre le fil

Un concours de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le lieu, puis les inscriptions, le jury, la musique et le planning. Les problèmes apparaissent souvent lorsque les droits musicaux, les besoins alimentaires ou la solution de secours technique sont traités trop tard. Prévoyez un responsable par domaine et fixez des échéances écrites. Le jour J, une vérification du sol, du son et des fichiers musicaux doit avoir lieu avant l’arrivée des danseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les membres du jury
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Commander les prix
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Établir le planning des matchs
2 personnes
14
Imprimer les critères du jury
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Tester l’ordre musical
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Commander le catering
19
Publier le programme
20
Envoyer la lettre aux participants
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Préparer une sauvegarde de la musique

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier le sol
2 personnes
26
Monter le floor de compétition
5 personnes
27
Installer la table du jury
2 personnes
28
Installer les sièges du public
4 personnes
29
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
30
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
31
Tester le microphone
2 personnes
32
Tester la diffusion de musique
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Briefing du jury
2 personnes
37
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
38
Inscrire les participants
3 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Accueillir le public
3 personnes
41
Annoncer le programme
42
Annoncer la danse d'ouverture
43
Encadrer les rondes
4 personnes
44
Diffuser la musique à chaque manche
2 personnes
45
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
46
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
47
Saisir les scores
2 personnes
48
Accompagner les participants
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Maintenir le buffet propre
2 personnes
53
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
55
Encadrer la finale
4 personnes
56
Préparer les prix
2 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Prendre une photo de groupe
2 personnes
59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
63
Démonter le terrain de compétition
5 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Archiver les résultats
68
Publier les résultats
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
71
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 150
Tables du juryqté 3
Portantsqté 2
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Panneaux de piste de danse
Bracelets de dossardqté 120
Cônesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Clés USBqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Toile de fond de scène
Tapis rouge

Tissu de décoration

Nappesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Bureau

Fiches de juryqté 180
Programmesqté 180
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 180
Classeurs A4qté 8
Papier d’impressionqté 2
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Destructeur de documents
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Calculatricesqté 3
Blocs-notesqté 12

Catering

Courses

Prix

Gobeletsqté 12
Médaillesqté 36
Certificatsqté 120
Chèques-cadeauxqté 12
Sachets de prixqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban de marquageqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par définir le format, les catégories et les règles de jugement avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les coordonnées et les besoins des participants.
Réservez le lieu avant de publier la date, puis vérifiez sa capacité, l’espace de changement et l’installation électrique. Le sol doit être contrôlé à l’ouverture, avant le montage du matériel.
Contactez le jury dès que le format est fixé et envoyez-lui les critères imprimés avant le concours. Gardez une personne dédiée aux questions des juges pendant toute la journée.
Rassemblez les fichiers musicaux plusieurs jours à l’avance et testez leur ordre sur l’ordinateur principal. Copiez-les sur une clé USB et un ordinateur portable de secours : une panne le jour même ne doit pas interrompre les passages.
Établissez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez la confirmation et le programme au moins 5 jours avant l’événement. Répartissez les bénévoles par créneau, notamment pour l’accueil, les vestiaires, le son et le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le jury, vérifier les droits musicaux, traiter les inscriptions et commander les prix.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours de danse ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, établir le planning des matchs et adapter le catering aux besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la musique d’un concours de danse ?: Rassemblez les fichiers définitifs au moins 3 jours avant l’événement et testez leur ordre. Conservez une copie sur clé USB et sur un ordinateur portable de secours, puis vérifiez les droits musicaux avant diffusion.
Quand envoyer le programme aux participants ?: Envoyez le programme et la lettre aux participants au moins 5 jours avant le concours. Indiquez l’heure d’arrivée, les passages prévus, les consignes musicales et les informations de vestiaire.

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