Organiser un concours de chant, étape par étape
Un concours de chant se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un spectacle. Commence par fixer le format, les critères du jury et le nombre de participants avant de réserver le lieu et l’animateur. Les inscriptions, les morceaux, les tonalités et l’ordre de passage doivent être verrouillés plusieurs jours avant l’événement. Le jour J, la réussite dépend surtout d’un conducteur précis, d’une régie testée et d’une équipe qui sait qui intervient à chaque moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Contacter les membres du jury
- 4
Réserver un animateur
- 5
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Confirmer les participants
- 11
Rassembler les morceaux et les tonalités
2 personnes
- 12
Tirer au sort l’ordre des passages
2 personnes
- 13
Établir le programme
2 personnes
- 14
Imprimer les critères du jury
- 15
Imprimer le déroulé
- 16
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
- 17
Commander les prix
- 18
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 19
Confirmer les réservations
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Préparer les informations des participants
- 25
Récupérer les clés du lieu
- 26
Ouvrir la salle
2 personnes
- 27
Monter la scène
4 personnes
- 28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Installer les sièges du public
3 personnes
- 31
Installer la table du jury
2 personnes
- 32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 33
Aménager les coulisses
2 personnes
- 34
Installer la table traiteur
2 personnes
- 35
Installer la décoration
2 personnes
- 36
Afficher le programme
- 37
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
- 38
Faire des copies de sauvegarde de la musique
2 personnes
- 39
Tester les microphones
3 personnes
- 40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 41
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Événement
- 42
Enregistrer les participants
3 personnes
- 43
Briefer les participants
2 personnes
- 44
Accueillir le public
3 personnes
- 45
Faire le discours d’ouverture
- 46
Annoncer les spectacles
- 47
Lancer la musique
- 48
Changer les microphones
2 personnes
- 49
Rassembler les formulaires du jury
- 50
Annoncer la pause
- 51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Récupérer la vaisselle
2 personnes
- 54
Animer les questions du public
- 55
Traiter les résultats du jury
3 personnes
- 56
Annonce des gagnants
- 57
Remettre les prix
2 personnes
- 58
Prononcer le discours de clôture
- 59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 60
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Démonter la scène
4 personnes
- 63
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
- 64
Faire la vaisselle
3 personnes
- 65
Rassembler les déchets
2 personnes
- 66
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 68
Retourner le matériel
2 personnes
- 69
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 70
Envoyer un message de remerciement
- 71
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Escalier de podium
- Chaises pour le publicqté 140
- Tables pliantesqté 12
- Tables du juryqté 2
- Tabourets de barqté 4
- Portantsqté 2
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Caissons DIqté 2
- Ordinateur portable de musique
- Ordinateur portable de secours
- Clés USBqté 3
- Câbles audioqté 10
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Goulottes de câblesqté 12
- Support pour ordinateur portable
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de pocheqté 3
Vaisselle
- Verres à eauqté 160
- Tasses à caféqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Assiettesqté 160
- Fourchettesqté 160
- Porte-serviettesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
- Caisses réfrigéréesqté 8
Décoration
- Bâche de fond
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Affiches du matchqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
- Badges nominatifsqté 30
- Panneau de la table des prix
- Numéros de tableqté 20
- Panneaux directionnelsqté 8
- Mur photo
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Bureau
- Fiches de juryqté 30
- Listes de participantsqté 5
- Stylosqté 40
- Crayonsqté 20
- Presse-papiersqté 10
- Papier d’impressionqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Marqueursqté 3
- Étiquettesqté 2
- Braceletsqté 180
- Enveloppesqté 30
- Presse-papiersqté 20
Autre
- Trophéesqté 3
- Rubans de médailleqté 3
- Chèques-cadeauxqté 3
- Trousse de premiers secours
- Mouchoirsqté 10
- Batteries externesqté 3
- Piles de rechangeqté 24
Conseils
- Fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : précise le nombre de catégories, la durée maximale d’un passage et les critères de notation. Cela évite de modifier le règlement après réception des premiers formulaires.
- Demande les morceaux et les tonalités au plus tard 7 jours avant le concours. Vérifie chaque fichier musical sur l’ordinateur prévu pour la diffusion, puis garde une copie sur clé USB et un ordinateur de secours.
- Ne laisse pas l’ordre de passage au hasard le jour même. Fais le tirage dès que les inscriptions sont confirmées, construis le programme avec les horaires et envoie-le aux participants au moins 3 jours avant.
- Prévois un vrai temps de test technique avant l’arrivée du public : microphones sans fil, table de mixage, caissons DI, haut-parleurs, câbles et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Fixe les câbles au sol et garde une zone libre autour de la scène.
- Répartis les bénévoles par créneau et par poste, avec une personne dédiée à l’accueil des participants et une autre au suivi du conducteur. Prépare aussi les informations alimentaires, les encas et les boissons avant l’ouverture des portes, pas entre deux passages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chant ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu, le jury et l’animateur ; garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, vérifier les fichiers et finaliser le programme.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de chant ?
- Clôture-les au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Il te restera ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, de récupérer les morceaux et tonalités, puis de tirer au sort l’ordre de passage.
- Combien de temps prévoir pour les essais techniques ?
- Réserve au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Teste chaque microphone, les fichiers musicaux, les retours sonores, l’éclairage et les branchements avec la personne qui assurera la régie.
- Quand envoyer le programme aux candidats ?
- Envoie le programme définitif au moins 3 jours avant le concours. Indique l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, les consignes du jury et le moment prévu pour la remise des prix.
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