Cómo organizar un concurso de canto sin perder el control
Un concurso de canto se organiza en este orden: primero defines el formato y el reglamento, después cierras el lugar, el jurado y las inscripciones, y al final coordinas el sonido, el programa y los voluntarios. La parte que más tiempo consume no suele ser el escenario, sino reunir las tonalidades, partituras y archivos de música de cada participante. También conviene dejar por escrito quién presenta, quién controla las pistas y quién resuelve los cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el formato de la competición
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Contactar a los miembros del jurado
- 4
Confirmar al presentador
- 5
Redactar el reglamento de participantes
2 personas
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Confirmar participantes
- 11
Reunir partituras y tonalidades
2 personas
- 12
Sortear el orden de actuación
2 personas
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Imprimir criterios del jurado
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Comprobar los archivos de música
2 personas
- 17
Encargar premios
- 18
Programar voluntarios
2 personas
- 19
Confirmar las reservas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar la información para los participantes
- 25
Recoger las llaves del recinto
- 26
Abrir el espacio
2 personas
- 27
Montar el escenario
4 personas
- 28
Instalar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 30
Colocar las sillas para el público
3 personas
- 31
Montar la mesa del jurado
2 personas
- 32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 33
Montar backstage
2 personas
- 34
Montar la mesa de catering
2 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Colgar el programa
- 37
Preparar las hojas de jurado
2 personas
- 38
Hacer copias de seguridad de la música
2 personas
- 39
Probar los micrófonos
3 personas
- 40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 41
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
- 42
Registrar a los participantes
3 personas
- 43
Informar a los participantes
2 personas
- 44
Recibir al público
3 personas
- 45
Dar el discurso de apertura
- 46
Anunciar las actuaciones
- 47
Poner la música en marcha
- 48
Cambiar micrófonos
2 personas
- 49
Recoger los formularios del jurado
- 50
Anunciar el descanso
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Gestionar las preguntas del público
- 55
Procesar el veredicto del jurado
3 personas
- 56
Anunciar a los ganadores
- 57
Entregar premios
2 personas
- 58
Preparar el discurso de clausura
- 59
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Desmontar el escenario
4 personas
- 63
Retirar sillas y mesas
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Recoger la basura
2 personas
- 66
Limpiar el espacio
3 personas
- 67
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 68
Devolver el equipo
2 personas
- 69
Entregar la ubicación
2 personas
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
- 71
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Asientos para el públicocant. 140
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas del juradocant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Portátil de música
- Portátil de respaldo
- Memorias USBcant. 3
- Cables de audiocant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 12
- Soporte para portátil
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Guirnaldas de luces con pinzascant. 4
- Linternascant. 3
Vajilla
- Vasos para aguacant. 160
- Tazas de cafécant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Platoscant. 160
- Tenedorescant. 160
- Porta-servilletascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
- Cajas isotérmicascant. 8
Decoración
- Lona de fondo
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Pósters del concursocant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Cartel de precios
- Números de mesacant. 20
- Señales de orientacióncant. 8
- Photowall
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Oficina
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Listas de participantescant. 5
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 20
- Portapapelescant. 10
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 4
- Rotuladorescant. 3
- Etiquetascant. 2
- Pulserascant. 180
- Sobrescant. 30
- Portapapelescant. 20
Otros
- Trofeoscant. 3
- Cintas de medallacant. 3
- Tarjetas regalocant. 3
- Botiquín de primeros auxilios
- Pañueloscant. 10
- Baterías externascant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Consejos
- Define las reglas antes de abrir el formulario: indica categorías, duración máxima, criterios de puntuación, acompañamiento permitido y fecha límite. Así el jurado recibe criterios comparables y los participantes saben exactamente qué preparar.
- Cierra las inscripciones al menos 10 días antes del concurso. Después confirma nombres, canciones, tonalidades, necesidades dietéticas y archivos de música; deja 2 días para corregir pistas que no se abran o estén en la tonalidad equivocada.
- Prepara dos copias de la música: una en el portátil principal y otra en el portátil de respaldo, además de una memoria USB. Comprueba cada archivo en la mesa de mezclas antes de que llegue el público.
- Calcula el montaje con margen: reserva al menos 3 horas para colocar escenario, asientos, mesas del jurado, altavoces, micrófonos, iluminación y canaletas para cables. Haz una prueba completa con el presentador y un voluntario, no solo una prueba de sonido breve.
- No dejes los premios, las bebidas y la información para participantes para el mismo día. Encarga los premios con una semana de margen, enfría las bebidas el día anterior y prepara el programa, los criterios del jurado y el plan de trabajo en copias suficientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de canto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con el jurado al principio; abre las inscripciones cuando el formato y el reglamento estén cerrados, idealmente 4 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un concurso de canto?
- Ciérrala entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese margen para confirmar participantes, reunir partituras y tonalidades, sortear el orden de actuación y elaborar el programa.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concurso de canto?
- Calcula al menos 3 horas de montaje y añade 60 minutos para la prueba técnica. Ese tiempo cubre escenario, sonido, micrófonos, iluminación, mesas del jurado, asientos y revisión de los archivos de música.
- ¿Qué hay que preparar para el sonido de un concurso de canto?
- Prepara altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables y regletas. Ten un portátil de respaldo y una memoria USB, y prueba todos los archivos como mínimo 2 horas antes de empezar.
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