Zo organiseer je een zangwedstrijd zonder verrassingen

Begin niet met de microfoons, maar met het wedstrijdformat. Leg vast hoeveel deelnemers meedoen, hoe lang elk optreden duurt, welke muziek is toegestaan en waarop de jury beoordeelt. Reserveer daarna de locatie en regel juryleden, presentator en techniek voordat je de inschrijving opent. In de laatste week draait alles om controle: nummers, toonsoorten, muziekbestanden, optreedvolgorde, prijzen en een draaiboek dat ook vrijwilligers kunnen volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden benaderen
4
Presentator vastleggen
5
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
11
Nummers en toonsoorten verzamelen
2 personen
12
Optreedvolgorde loten
2 personen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Jurycriteria afdrukken
15
Draaiboek afdrukken
16
Muziekbestanden controleren
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
Vrijwilligers inplannen
2 personen
19
Reserveringen bevestigen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Deelnemersinformatie klaarleggen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Ruimte openen
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
29
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
30
Publieksstoelen opstellen
3 personen
31
Jurytafel opstellen
2 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Backstage inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Programma ophangen
37
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
38
Muziekback-ups maken
2 personen
39
Microfoons testen
3 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
41
Lichtcheck uitvoeren
2 personen

Event

42
Deelnemers inchecken
3 personen
43
Deelnemers briefen
2 personen
44
Publiek ontvangen
3 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Optredens aankondigen
47
Muziek starten
48
Microfoons wisselen
2 personen
49
Juryformulieren verzamelen
50
Pauze aankondigen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies ophalen
2 personen
54
Publieksvragen begeleiden
55
Juryuitslag verwerken
3 personen
56
Winnaars bekendmaken
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Slotwoord verzorgen
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Podium afbouwen
4 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Ruimte schoonmaken
3 personen
67
Geleende spullen controleren
2 personen
68
Apparatuur retourneren
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Publieksstoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Di-boxenaantal 2
Muzieklaptop
Back-uplaptop
USB-sticksaantal 3
Audiokabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Laptopstandaard

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Priklichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Bordenaantal 160
Vorkenaantal 160
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Koelkrattenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Prijstafelbord
Tafelnummersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8
Fotowand

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Kantoor

Juryformulierenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 5
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 10
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 3
Etikettenaantal 2
Polsbandjesaantal 180
Enveloppenaantal 30
Clipboardsaantal 20

Overig

Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3
EHBO-doos
Zakdoekjesaantal 10
Powerbanksaantal 3
Reservebatterijenaantal 24

Tips

Open de inschrijving pas nadat het format, reglement en de maximale duur per optreden vaststaan. Vraag meteen om naam, nummer, toonsoort, backingtrack en eventuele dieetwensen; zo voorkom je losse berichten in de laatste dagen.
Controleer muziekbestanden minimaal 7 dagen vooraf op de muzieklaptop én een back-uplaptop. Zet alle bestanden ook op 2 USB-sticks en test kabels, di-boxen, microfoons en het mengpaneel vóór de zaal opent.
Plan de techniek vóór de eerste deelnemer binnenkomt: reken op minimaal 90 minuten voor podiumdelen, luidsprekers, microfoonstatieven, LED-spots en kabelgoten. Laat iedere zanger kort zijn of haar microfoon en muziek testen.
Loteer de optreedvolgorde nadat de aanmeldingen definitief zijn en publiceer het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg jurycriteria, deelnemersinformatie en het draaiboek geprint klaar; vertrouw niet op één telefoon of laptop.
Wijs vrijwilligers per taak aan en geef ze een tijdstip, niet alleen een rol. Laat bijvoorbeeld één persoon de deelnemers ontvangen, één persoon de muziek klaarzetten en één persoon de jurytafel en waterglazen controleren vóór de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een zangwedstrijd te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een zangwedstrijd met inschrijving, jury en podiumtechniek. Reserveer de locatie en benader juryleden in de eerste week; open de inschrijving pas wanneer het reglement klaar is.
Hoeveel tijd geef je elke deelnemer bij een zangwedstrijd?: Plan meestal 5 tot 7 minuten per deelnemer, inclusief opkomst, aankondiging, optreden en wissel. Bij 20 deelnemers heb je dan ongeveer 2 tot 2,5 uur wedstrijdtijd nodig, exclusief pauze en prijsuitreiking.
Wanneer moet je de muziekbestanden van deelnemers controleren?: Vraag de bestanden uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd op en controleer ze daarna opnieuw tijdens de technische voorbereiding. Bewaar een kopie op de muzieklaptop, een back-uplaptop en 2 USB-sticks.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een zangwedstrijd?: Met 3 juryleden kun je een kleine tot middelgrote zangwedstrijd goed beoordelen. Leg minimaal 4 criteria vast, zoals zangtechniek, zuiverheid, presentatie en originaliteit, en druk voor elk jurylid een beoordelingsformulier af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.