Organiser un marché du livre sans rien oublier

Un marché du livre demande de coordonner les vendeurs, les tables, les caisses de livres et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis règle les autorisations, le budget et les inscriptions. À l’approche du jour J, vérifie l’agencement, l’alimentation électrique, les paiements et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les étapes de préparation, de montage et de suivi pour garder une vue claire sur les 76 tâches du plan.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Fixer le budget et les prix
2 personnes
Publier les conditions de collecte
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Créer et imprimer des affiches
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des vendeurs
Déterminer le nombre de tables
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
Enregistrer le mode de paiement
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Dessiner le parcours et l’agencement
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les instructions aux vendeurs
Commander de la caisse
Trier les caisses de livres
4 personnes
Créer des étiquettes de stock
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service à café et à thé
2 personnes
Vérifier la caisse en espèces
2 personnes
Récupérer les dons de livres
3 personnes
Classer les livres par genre
5 personnes
Répartir les livres par prix
4 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
Installer les bacs à livres
5 personnes
Exposer les livres
6 personnes
Accrocher les étiquettes de prix
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Vendre des livres
4 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Trier les livres à nouveau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le stock de vente
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Clôturer la caisse
2 personnes
Marquer les livres restants
3 personnes
Laisser les vendeurs décharger
3 personnes

Suivi

Apporter les livres au stockage
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Déposer l'argent liquide
2 personnes
Donner le surplus de stock
2 personnes
Informer les vendeurs du montant récolté
2 personnes
Remercier les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 24
Bibliothèquesqté 6
Chariots à livresqté 4
Tabouretsqté 4
Supports pour nappesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Scanners portatifsqté 2
Microphone à main
Haut-parleursqté 2

Décoration

Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 18

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage extérieurqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 4
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 6
Plateaux réutilisablesqté 4

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Filtres à caféqté 2
Sacs à livresqté 100
Boîtes de transport en cartonqté 40
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Braceletsqté 150
Courses

Bureau

Post-itqté 500
Marqueurs permanentsqté 24
Stylos à billeqté 24
Bloc-notesqté 6
Listes de prixqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 100
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Rouleaux de cordeqté 4
Presse-papiersqté 8
Étiquettesqté 1000

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balayette et pelleqté 2

Autre

Caisses à livresqté 60
Diablesqté 3
Sangles d'arrimageqté 8
Parapluiesqté 6
Serre-câblesqté 100
Boîtes à outilsqté 2

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations dès le début : prévois au moins 6 semaines pour les déclarations, les conditions de collecte et les éventuelles demandes techniques.
Arrête le nombre de tables après les inscriptions des vendeurs. Garde un passage d’environ 1,2 mètre entre les rangées pour permettre aux visiteurs de circuler avec des livres et aux chariots de passer.
Envoie aux vendeurs un récapitulatif au moins 7 jours avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement, moyens de paiement acceptés, étiquettes de prix et besoins électriques.
Prépare les caisses de livres, les étiquettes de stock et les présentoirs avant le montage. Regroupe les livres par vendeur afin de réduire le temps de tri le matin même.
Teste les terminaux de paiement, les multiprises, les rallonges, les machines à café et l’éclairage avant l’ouverture. Prévois aussi une caisse en espèces vérifiée et un responsable identifié pour les encaissements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, gérer les autorisations, recruter les vendeurs, publier la promotion et commander le matériel nécessaire.
Quand faut-il envoyer les instructions aux vendeurs ?: Envoie-les au moins 7 jours avant le marché. Rappelle ensuite les horaires d’installation 24 à 48 heures avant, avec le numéro de table et les consignes de paiement.
Combien de tables faut-il prévoir pour un marché du livre ?: Calcule le nombre de tables à partir des inscriptions confirmées, puis ajoute une marge de 10 % si l’espace le permet. Réserve aussi de la place pour les bibliothèques, les chariots à livres et les passages d’environ 1,2 mètre.
Quand faut-il préparer les paiements et la caisse ?: Teste les terminaux et vérifie la caisse en espèces la veille. Le jour du marché, fais un second contrôle au moins 60 minutes avant l’ouverture, avec les multiprises et les rallonges déjà installées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.