Einen Gesangswettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Gesangswettbewerb müssen Anmeldung, Jury, Technik und Bühnenablauf ineinandergreifen. Beginne mit dem Wettbewerbsformat und sichere danach Location, Moderation und Jurymitglieder. Erst wenn Stücke, Tonarten und Teilnehmerzahl feststehen, lassen sich Programm, Technik und Sitzplätze zuverlässig planen. Die häufigsten Pannen entstehen kurz vor dem Auftritt: Musikdateien fehlen, Kabel sind zu kurz oder Jury und Helfer kennen ihre Aufgaben nicht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder ansprechen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmer bestätigen
- 11
Stücke und Tonarten sammeln
2 Personen
- 12
Auftrittsreihenfolge losen
2 Personen
- 13
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 14
Jurykriterien drucken
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 17
Preise bestellen
- 18
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 19
Reservierungen bestätigen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Teilnehmerinformationen bereitlegen
- 25
Standortschlüssel abholen
- 26
Raum öffnen
2 Personen
- 27
Bühne aufbauen
4 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
- 29
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 30
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
- 31
Jurytisch aufstellen
2 Personen
- 32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 33
Backstage einrichten
2 Personen
- 34
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Programm aufhängen
- 37
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
- 38
Musik-Backups erstellen
2 Personen
- 39
Mikrofone testen
3 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 41
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Event
- 42
Teilnehmer einchecken
3 Personen
- 43
Teilnehmer briefen
2 Personen
- 44
Publikum empfangen
3 Personen
- 45
Eröffnungsrede halten
- 46
Auftritte ankündigen
- 47
Musik starten
- 48
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 49
Juryformulare einsammeln
- 50
Pause ankündigen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Geschirr abholen
2 Personen
- 54
Publikumsfragen betreuen
- 55
Juryergebnis verarbeiten
3 Personen
- 56
Gewinner bekanntgeben
- 57
Preise überreichen
2 Personen
- 58
Schlusswort halten
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Bühne abbauen
4 Personen
- 63
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
2 Personen
- 66
Raum reinigen
3 Personen
- 67
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 68
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- PublikumssitzeAnz. 140
- KlappischeAnz. 12
- JurytischeAnz. 2
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- Musiklaptop
- Ersatzlaptop
- USB-SticksAnz. 3
- AudiokabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 12
- Laptopständer
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- Lichterketten mit GlühbirnenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Geschirr
- WassergläserAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- TellerAnz. 160
- GabelnAnz. 160
- ServiettenhalterAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- KühlkistenAnz. 8
Dekoration
- Hintergrundtuch
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- WettkampfplakateAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- Preistischschild
- TischnummernAnz. 20
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- Fotowand
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Büro
- JuryformulareAnz. 30
- TeilnehmerlistenAnz. 5
- StifteAnz. 40
- BleistifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 10
- DruckpapierAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- GewebeklebebandAnz. 4
- SchereAnz. 4
- StifteAnz. 3
- EtikettenAnz. 2
- ArmbänderAnz. 180
- UmschlägeAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 20
Sonstiges
- TrophäenAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 3
- GeschenkgutscheineAnz. 3
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschentücherAnz. 10
- PowerbanksAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
Tipps
- Lege das Wettbewerbsformat fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Schreibe Teilnahmebedingungen, Bewertungskriterien, erlaubte Stücke und Zeitlimits in das Reglement, damit du später weniger Rückfragen bearbeiten musst.
- Sichere Location, Jury und Moderation mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Plane außerdem eine verantwortliche Person für Schlüssel, Aufbau und den Ablauf am Veranstaltungstag ein.
- Fordere Stücke und Tonarten mit der Anmeldung an und prüfe die Musikdateien spätestens 7 Tage vorher. Speichere alle Titel zusätzlich auf einem USB-Stick und einem Ersatzlaptop, statt dich nur auf eine Datei oder ein Gerät zu verlassen.
- Erstelle die Auftrittsreihenfolge erst nach Anmeldeschluss und gib das Programm spätestens 3 Tage vorher an Teilnehmer, Jury und Moderation weiter. Drucke Jurykriterien, Drehbuch und Teilnehmerinformationen mehrfach aus, damit niemand auf ein einzelnes Exemplar angewiesen ist.
- Plane Getränke und Snacks nach der bestätigten Teilnehmerzahl und kühle die Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vorher. Stelle Wassergläser, Kaffeetassen und Teller vor Beginn bereit; Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Gesangswettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Jury und Moderation sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Anmeldung und Reglement rechtzeitig veröffentlicht werden können.
- Wann sollte das Anmeldeformular für einen Gesangswettbewerb online gehen?
- Veröffentliche es etwa 6 Wochen vor dem Wettbewerb und setze eine klare Anmeldefrist. Bestätige die Teilnehmer anschließend innerhalb von 3 bis 5 Tagen und sammle dabei Stücke, Tonarten sowie Ernährungswünsche.
- Wie prüfe ich die Technik für einen Gesangswettbewerb?
- Teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Musiklaptop spätestens 7 Tage vorher mit den tatsächlichen Musikdateien. Am Veranstaltungstag solltest du 2 bis 3 Stunden für Aufbau, Kabelprüfung und einen kurzen Soundcheck einplanen.
- Wann muss die Auftrittsreihenfolge feststehen?
- Lose die Reihenfolge nach Ende der Anmeldefrist aus und stelle das Programm spätestens 3 Tage vor dem Wettbewerb zusammen. So können Moderation, Jury, Teilnehmer und Technikteam ihre Unterlagen und Übergänge vorbereiten.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!