Checklist pour organiser un festival de metal

Un festival de metal demande une préparation précise, surtout pour coordonner les artistes, la technique et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis enchaîne les autorisations, les contrats, les réservations et la communication. Le son, les amplis, les retours et l’alimentation électrique doivent être vérifiés avant l’arrivée des groupes. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
Réserver le transport des artistes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver le kit d'éclairage
2 personnes
Réserver la sécurité
2 personnes
Réserver le personnel de premiers secours
Établir le programme
3 personnes
Créer le nom du festival et son identité visuelle
2 personnes
Publier la page web
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Annoncer sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Rassembler les informations sur l’artiste
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer le plan
2 personnes
Commander des bracelets
Répartir le personnel
2 personnes
Planifier le catering des artistes
2 personnes
Vérifier le stock du bar
2 personnes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la scène et la couverture
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Installer la table de merchandising
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le contrôle d’accès
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Animer les balances
3 personnes
Ouvrir la caisse et l'entrée
4 personnes
Accueillir les visiteurs
6 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le stock du bar
2 personnes
Alterner les spectacles
4 personnes
Informer le public
2 personnes
Vendre les produits dérivés
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Encadrer la sortie
5 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Ranger en sécurité les stocks du bar
3 personnes
Démonter la scène et le site
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Retourner le kit d’éclairage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Régler les fournisseurs
2 personnes
Payer les artistes
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 12
Sous-mains de barqté 3
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 4
Éléments de podiumqté 12
Panneaux de fondqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Amplis de guitareqté 4
Amplis de basseqté 2
Kit de batterie
Moniteursqté 4
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 16
Goulottes de câblesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 8
Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Rallongesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Barres lumineusesqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Banderolesqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Tentures de scèneqté 4
Braceletsqté 400

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Caisses réfrigéréesqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 20
Bacs de tri des déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de fouleqté 20
Extincteursqté 6
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Piles de lampe torcheqté 24

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12
Lanyardsqté 40
Badges nominatifsqté 40
Rouleaux de tickets de caisseqté 12

Autre

Boîtes à outilsqté 3
Diablesqté 2
Sangles d'arrimageqté 12
Attaches-câblesqté 500
Ruban adhésifqté 8
Parapluiesqté 6

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 6 mois à l’avance si plusieurs groupes sont programmés. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations et de confirmer les contrats artistiques.
Demande la fiche technique de chaque groupe dès la signature. Regroupe ensuite les besoins en amplis guitare et basse, batterie, microphones, boîtiers DI, retours et câbles pour repérer les incompatibilités avant le montage.
Prévois un planning avec des horaires précis pour l’arrivée des artistes, les balances, les changements de plateau et l’ouverture des portes. Imprime plusieurs exemplaires du déroulé et du plan pour l’équipe.
Réserve la sécurité et les premiers secours avant d’annoncer la billetterie. Le nombre de personnes dépend de la jauge et des règles locales, alors valide-le avec le lieu et les autorités.
Vérifie le stock du bar, les gobelets réutilisables et le catering 48 heures avant le festival. Contrôle aussi la météo et garde une solution pour protéger le public, le matériel et les espaces de restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de metal ?: Prévois au minimum 6 mois pour un événement avec plusieurs artistes, un dispositif sonore complet et des autorisations. Pour une première édition ou une grande jauge, commence plutôt 9 à 12 mois avant.
Quand réserver le son et les amplis pour un festival de metal ?: Réserve la sonorisation, les retours, les amplis, la batterie et l’éclairage dès que les contrats des artistes sont confirmés, idéalement 3 à 6 mois avant. La fiche technique de chaque groupe doit être validée avant la commande finale.
Combien de boissons prévoir pour un festival de metal ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la durée et la présence d’un bar sur place. Ajoute une marge de 10 à 15 % et vérifie séparément l’eau destinée au public et aux artistes.
Quand vérifier la météo avant un festival en plein air ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, confirme les tentes, la protection des câbles, les accès et toute adaptation du programme.

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