Checklist pour organiser un concours de chant

Un concours de chant se prépare sur plusieurs fronts : les candidats, le jury, la technique et le déroulement de la journée. Commence par fixer le format, le règlement et le lieu, puis ouvre les inscriptions avec une date limite claire. Dans les dernières semaines, rassemble les morceaux, les tonalités et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui bloquent souvent le spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Rassembler les morceaux et les tonalités
2 personnes
Tirer au sort l’ordre des passages
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Imprimer les critères du jury
Imprimer le déroulé
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Commander les prix
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les informations des participants
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Afficher le programme
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Faire des copies de sauvegarde de la musique
2 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Lancer la musique
Changer les microphones
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Animer les questions du public
Traiter les résultats du jury
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaises pour le publicqté 140
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 2
Ordinateur portable de musique
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Câbles audioqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Caisses réfrigéréesqté 8

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Affiches du matchqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 30
Panneau de la table des prix
Numéros de tableqté 20
Panneaux directionnelsqté 8
Mur photo

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Bureau

Fiches de juryqté 30
Listes de participantsqté 5
Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 10
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 3
Étiquettesqté 2
Braceletsqté 180
Enveloppesqté 30
Presse-papiersqté 20

Autre

Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 3
Chèques-cadeauxqté 3
Trousse de premiers secours
Mouchoirsqté 10
Batteries externesqté 3
Piles de rechangeqté 24

Conseils

Fixe la date de clôture des inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le concours. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de récupérer les morceaux et de tirer au sort l’ordre de passage.
Prévois deux versions du programme : une pour le public et une plus détaillée pour le jury et l’animateur. Indique pour chaque candidat le morceau, la tonalité et la durée prévue.
Teste chaque fichier musical sur l’ordinateur principal au moins 48 heures avant l’événement. Garde une copie sur une clé USB et un ordinateur portable de secours, car un fichier illisible peut retarder toute la compétition.
Réserve un créneau technique d’au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifie les microphones sans fil, la table de mixage, les caissons DI, les haut-parleurs, les câbles et les rallonges, puis sécurise les passages avec des goulottes.
Ne limite pas l’organisation aux passages sur scène : prépare les tables du jury, les chaises du public, les informations des participants et les critères imprimés. Confirme aussi les bénévoles et récupère les clés du lieu avant le jour J.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de chant ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant le concours si tu attends plusieurs candidats. Fixe une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les dossiers et établir le programme.
Combien de temps prévoir pour la sonorisation d’un concours de chant ?: Prévois au minimum 90 minutes sur place pour installer et tester la sonorisation. Ajoute 30 minutes si plusieurs microphones, fichiers musicaux ou changements de plateau sont prévus.
Quand tirer au sort l’ordre de passage ?: Fais le tirage au sort après la confirmation définitive des participants, idéalement 7 à 10 jours avant le concours. Envoie ensuite le programme et les horaires à chaque candidat.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un concours de chant ?: Prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le suivi des candidats et 1 pour aider en coulisses dès qu’il y a plus de 10 participants. Pour une compétition plus importante, ajoute une personne dédiée au matériel et aux pauses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.