Organiser un concert rock, étape par étape

Un concert rock se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les contrats, puis les autorisations, la technique et la billetterie. Les besoins des artistes doivent être recueillis assez tôt pour réserver le matériel et organiser leur transport. À l’approche du concert, concentre-toi sur l’accueil, le montage de la scène, le son et la circulation du public. Ce plan regroupe 74 tâches et 55 éléments pour suivre la préparation sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner les contrats des artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Fixer les consignes sonores
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir la billetterie en ligne
9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
10
Accrocher les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer le transport des artistes
14
Passer la commande traiteur
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer la liste des visiteurs
17
Trier les bracelets
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les repas des artistes
3 personnes
22
Inspecter le lieu
3 personnes
23
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
24
Monter la scène
6 personnes
25
Installer le système de sonorisation
5 personnes
26
Brancher les microphones
3 personnes
27
Installer l'éclairage
4 personnes
28
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
29
Installer les instruments
4 personnes
30
Vérifier le backline
3 personnes
31
Effectuer la vérification du son
5 personnes
32
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Aménager la loge des artistes
2 personnes
35
Aménager le bar
3 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les poubelles
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Tenir le briefing de l’équipe
5 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
4 personnes
43
Vérifier les billets
3 personnes
44
Distribuer les bracelets
2 personnes
45
Gérer le vestiaire
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Servir les repas des artistes
2 personnes
48
Encadrer le pré-programme
3 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir l’espace bar propre
2 personnes
53
Vérifier l’espace public
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Accompagner la prestation
4 personnes
56
Effectuer les changements de scène
4 personnes
57
Diffuser la musique de pause
58
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
59
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l'installation sonore
3 personnes
62
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
63
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
64
Démonter la scène
6 personnes
65
Ranger le bar
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 4
Pieds de microqté 6
Microphones sans filqté 2
Microphones filairesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Scanners de billetsqté 3
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Barres lumineuses LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 12

Décoration

Affiches de concertqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Flèches de signalisationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date et le lieu, puis consigne les contrats des artistes avant de lancer la promotion. Vérifie les autorisations et fixe les consignes sonores au moins 6 semaines avant le concert.
Demande les besoins techniques de chaque groupe dès la signature. Prévois le temps nécessaire pour installer les haut-parleurs, les retours, les microphones, les boîtiers DI et les câbles XLR avant les balances.
Ouvre la billetterie en ligne dès que les informations essentielles sont confirmées. Garde une liste actualisée des visiteurs et imprime-la le jour même afin de gérer les inscriptions et les bracelets rapidement.
Ne repousse pas la logistique des artistes à la dernière semaine : confirme leur transport et recueille leurs besoins alimentaires au moins 10 jours avant. Prépare ensuite leurs repas séparément du service destiné au public.
Le jour du concert, inspecte le lieu avant le montage et dégage les voies de sécurité. Monte la scène, installe les passe-câbles et vérifie les rallonges, multiprises et enrouleurs électriques avant l’arrivée des spectateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert rock ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un concert de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de confirmer le lieu, signer les contrats, obtenir les autorisations, ouvrir la billetterie et réserver la technique.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert rock ?: Réserve la sonorisation dès que les besoins techniques des artistes sont connus, idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Le matériel dépend notamment du nombre de microphones, des retours, des subwoofers et de la configuration de la scène.
Quand confirmer le transport et les repas des artistes ?: Confirme le transport au moins 10 jours avant le concert et recueille les besoins alimentaires au même moment. Passe la commande traiteur après cette confirmation pour éviter les repas manquants ou inadaptés.
À quelle heure faut-il commencer le montage le jour du concert ?: Commence le montage au moins 5 à 6 heures avant l’ouverture des portes. Il faut installer la scène, le son et l’éclairage, faire les balances, contrôler les câbles et garder du temps pour résoudre un problème technique.

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