Zo organiseer je een rockconcert zonder losse eindjes
Begin met de datum, locatie en capaciteit; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna artiestencontracten, vergunningen en geluidsafspraken vast voordat je kaartverkoop en promotie opent. Verzamel technische wensen vroeg, want een podium met PA-speakers, monitoren, microfoons en voldoende stroom bouw je niet op het laatste moment geregeld. Werk op de concertdag met een draaiboek, vaste contactpersonen en een duidelijke volgorde: locatie vrijmaken, techniek testen, artiesten ontvangen en pas daarna publiek toelaten.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Plan de techniek uiterlijk enkele weken vóór het concert. Vraag per artiest een inputlijst en controleer of je mengtafel, DI-boxen, XLR-kabels, monitorluidsprekers en microfoonstatieven daarop aansluiten.
- Regel vergunningen en veiligheidsroutes voordat je reclame maakt. Controleer waar bezoekers lopen, waar kabelmatten nodig zijn en of nooduitgangen vrij blijven tijdens de opbouw en het optreden.
- Open de kaartverkoop pas wanneer capaciteit, prijs en entreeproces vaststaan. Verwerk aanmeldingen doorlopend en druk de bezoekerslijst en polsbandjes uiterlijk op de dag vóór het concert af.
- Maak aparte afspraken voor artiestenvervoer, maaltijden en dieetwensen. Zet catering en drank niet op hetzelfde moment klaar als de soundcheck; reserveer daarvoor minstens 60 minuten voorbereidingstijd.
- Werk op de concertdag van achter naar voren in je planning: bouw podium en licht eerst op, test daarna geluid en stroom, zet dranken koud en maak pas daarna entree, garderobe en publieksruimte gereed.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rockconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en artiesten, en gebruik de resterende tijd voor vergunningen, kaartverkoop, promotie en techniek.
- Wanneer moet je de geluidsinstallatie voor een rockconcert testen?
- Plan de volledige soundcheck minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Trek daarnaast 30 minuten uit voor het oplossen van kabel-, stroom- of monitoraansluitingen.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een rockconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop de voorraad pas definitief in nadat je de aanmeldingen en verwachte opkomst hebt verwerkt.
- Wanneer moet je promotie en kaartverkoop starten voor een rockconcert?
- Open de online kaartverkoop zodra datum, locatie, capaciteit en artiestencontracten definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vóór het concert. Plaats de eerste online promotie dezelfde week en hang posters uiterlijk 4 weken vooraf op.