Cómo organizar un concierto de rock sin perder el control

Organizar un concierto de rock exige coordinar artistas, técnica, público y proveedores en un orden muy concreto. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después asegura contratos, permisos y necesidades de sonido antes de anunciar nada. La venta de entradas y la promoción deben avanzar mientras confirmas transporte, catering y personal. Durante el montaje, deja tiempo para probar el sistema de sonido, despejar las rutas de seguridad y entregar a cada equipo un plan de trabajo claro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Cerrar contratos con artistas
2 personas
3
Comprobar permisos
2 personas
4
Registrar los acuerdos de sonido
2 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Hacer reservas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir la venta de entradas online
9
Publicar la promoción en línea
2 personas
10
Colgar pósters
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Confirmar el transporte de los artistas
14
Realizar el pedido de catering
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Imprimir la lista de visitantes
17
Clasificar las pulseras
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar las comidas de los artistas
3 personas
22
Inspeccionar el lugar
3 personas
23
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
24
Montar el escenario
6 personas
25
Instalar el sistema de sonido
5 personas
26
Conectar los micrófonos
3 personas
27
Montar la instalación de iluminación
4 personas
28
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
29
Preparar los instrumentos
4 personas
30
Comprobar el backline
3 personas
31
Realizar la prueba de sonido
5 personas
32
Realizar la prueba de luces
3 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Montar el camerino de los artistas
2 personas
35
Montar la barra
3 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Montar el puesto de entrada
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar cubos de basura
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Realizar briefing al personal
5 personas

Evento

42
Abrir las puertas
4 personas
43
Comprobar las entradas
3 personas
44
Repartir pulseras
2 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Servir comidas para artistas
2 personas
48
Coordinar el programa previo
3 personas
49
Servir las bebidas
4 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpia la zona de trabajo del bar
2 personas
53
Inspeccionar el área de público
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Acompañar la actuación
4 personas
56
Realizar cambios de escenario
4 personas
57
Poner música de pausa
58
Guiar al público hacia la salida
4 personas
59
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
60
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el sistema de sonido
3 personas
62
Apagar la instalación de luces
2 personas
63
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
64
Desmontar el escenario
6 personas
65
Recoger la barra
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Guardar la catering sobrante
2 personas
74
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Altavoces de monitorcant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Micrófonos con cablecant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Escáneres de ticketscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Barras de luz LEDcant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 30
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 12

Decoración

Pósters del conciertocant. 20
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Flechas para señalizacióncant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los contratos con los artistas y registra por escrito sus necesidades técnicas antes de abrir la venta de entradas. Pide una lista única con canales, micrófonos, monitores, cajas DI y conexiones para evitar cambios durante el montaje.
Comprueba los permisos y las condiciones del lugar con varias semanas de antelación. Confirma también hasta qué hora puede sonar la música, por dónde entrará el equipo y qué rutas deben quedar libres para emergencias.
No publiques el horario definitivo hasta confirmar el transporte de los artistas y los tiempos de carga y descarga. Reserva al menos una franja específica para montar el escenario y otra para probar PA, subwoofers, monitores y micrófonos.
Calcula el catering según las confirmaciones reales y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Prepara la comida de los artistas y enfría las bebidas antes de que empiece la prueba de sonido, no durante la apertura de puertas.
El día del concierto, imprime la lista de visitantes, clasifica las pulseras y entrega el plan de trabajo a cada responsable. Haz una inspección final de cables, alargadores, regletas, alfombrillas, focos y salidas antes de dejar entrar al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de rock?: Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar fecha, lugar, artistas, permisos y sonido. Reserva las últimas 2 semanas para entradas, promoción, catering y confirmaciones operativas.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando la fecha, el lugar y los contratos principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. No la abras mientras sigan pendientes los permisos o el aforo autorizado.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y probar el sonido?: Prevé como mínimo 4 horas para descargar, montar escenario, instalar PA, monitores e iluminación y hacer la prueba. Añade 60 minutos de margen si participan varias bandas o el montaje cambia entre actuaciones.
¿Qué se suele olvidar antes de un concierto de rock?: Lo que más se retrasa es confirmar permisos, transporte de artistas, catering y necesidades técnicas detalladas. Revisa esos cuatro puntos 14 días antes y vuelve a comprobar cables, rutas de seguridad y bebidas el mismo día.

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