Organiser un concert pop : la méthode, étape par étape

Un concert pop se prépare dans un ordre précis : confirmer les artistes, gérer les inscriptions, préparer l’accueil, puis installer la scène et la technique. Commence par verrouiller les horaires, les besoins alimentaires et les fichiers musicaux avant de commander ou déplacer le matériel. Le jour J, garde du temps pour le déchargement, les branchements, les tests son et lumière, ainsi que le briefing des artistes. Cette méthode limite les retards et les oublis qui bloquent souvent l’ouverture des portes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Annoncer l'événement
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les artistes
6
Rassembler les informations sur les artistes
7
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
8
Imprimer le déroulé
9
Trier les bracelets
2 personnes
10
Faire les courses du catering
3 personnes
11
Mettre les boissons au frais
3 personnes
12
Préparer les en-cas
4 personnes
13
Vérifier la technique
3 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer le briefing aux artistes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
18
Décharger les éléments de scène
6 personnes
19
Monter la scène
6 personnes
20
Fixer la toile de fond
3 personnes
21
Installer le système de sonorisation
4 personnes
22
Brancher les microphones
2 personnes
23
Installer l'éclairage
4 personnes
24
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
25
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
26
Installer les barrières de foule
4 personnes
27
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
28
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
29
Aménager le vestiaire
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
4 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Servir les amuse-bouches
3 personnes
33
Aménager les coulisses
3 personnes
34
Accueillir les artistes
2 personnes
35
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
36
Tester le show lumière
3 personnes
37
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

38
Ouvrir les portes
6 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
40
Distribuer les bracelets
3 personnes
41
Tenir le vestiaire
3 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
43
Diffuser de la musique d’ambiance
44
Encadrer le pré-programme
2 personnes
45
Annoncer les spectacles
46
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
47
Gérer le son de scène
2 personnes
48
Gérer l’éclairage de scène
2 personnes
49
Assurer l'encadrement du public
4 personnes
50
Servir les boissons
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Enregistrer les incidents
56
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
57
Annoncer le départ
58
Encadrer la sortie
5 personnes
59
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes

Suivi

60
Fermer le bar
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Démonter le vestiaire
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Éteindre l'éclairage
2 personnes
68
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
69
Démonter la scène
6 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Séparer le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner les matériels
3 personnes
73
Stocker les boissons restantes
2 personnes
74
Vérifier le matériel de location
2 personnes
75
Rassembler les objets perdus
76
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Scène

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Fond de scène
Pupitres de musiqueqté 4

Mobilier

Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Bar de serviceqté 2
Portantsqté 4
Cintresqté 350
Poubellesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Salon des chefsqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 300
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de scèneqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20

Inscription

Listes d’accèsqté 4
Braceletsqté 400
Caissesqté 2
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirme les artistes et récupère leurs informations au moins 2 semaines avant le concert. Demande notamment les horaires d’arrivée, les besoins techniques et les fichiers musicaux à utiliser le jour J.
Traite les inscriptions avant de finaliser le catering. Prévois les quantités selon le nombre de personnes inscrites et isole les besoins alimentaires recueillis pour éviter une préparation de dernière minute.
Bloque une vraie plage de montage le jour J : réserve au moins 3 heures pour décharger les éléments de scène, monter la scène, installer la sonorisation et positionner l’éclairage avant les tests.
Teste chaque microphone, boîtier DI, enceinte de monitoring et point d’alimentation avant l’arrivée du public. Recouvre les câbles avec des goulottes et garde du ruban gaffer à portée de main pour les derniers ajustements.
Vérifie la météo la veille et le matin même si une partie de l’accueil ou du chargement se fait dehors. Libère la zone de déchargement avant l’ouverture du lieu afin que le matériel ne reste pas dans le passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Prévois idéalement 4 à 8 semaines pour confirmer les artistes, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et rassembler les informations techniques. Garde ensuite au moins une demi-journée pour préparer le lieu et le matériel.
Quand faut-il envoyer le briefing aux artistes ?: Envoie-le 5 à 7 jours avant le concert, avec les horaires d’arrivée, le déroulé, les informations techniques et les consignes de chargement. Relance les artistes 24 heures avant si une information manque.
Combien de temps prévoir pour le montage de la scène et du son ?: Compte au minimum 3 heures pour décharger, monter la scène, installer les haut-parleurs, brancher les microphones, poser l’éclairage et sécuriser les câbles. Ajoute 30 à 60 minutes pour les tests son et lumière.
Quand mettre les boissons au frais pour un concert pop ?: Mets-les au frais au moins 4 heures avant l’arrivée du public si la capacité de refroidissement est limitée. Prépare les en-cas et installe le bar après le montage technique, pour éviter qu’ils ne gênent les déplacements et les branchements.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.