Cómo organizar un concierto de pop sin perder el control

Organizar un concierto de pop exige coordinar artistas, público, técnica y montaje en un orden muy concreto. Empieza cerrando la programación y las confirmaciones; después controla las inscripciones, la información de los artistas y sus necesidades dietéticas. En los últimos días, prepara el catering, las pulseras y el material de trabajo. El día del concierto, reserva tiempo suficiente para descargar, montar escenario, sonido e iluminación, y hacer una prueba completa antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Anunciar el evento
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
2 personas
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Confirmar a los artistas
6
Recopilar información de los artistas
7
Reunir archivos de música
2 personas
8
Imprimir el plan de trabajo
9
Clasificar las pulseras
2 personas
10
Ir a comprar para el catering
3 personas
11
Dejar las bebidas frías listas
3 personas
12
Preparar aperitivos
4 personas
13
Comprobar la técnica
3 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Enviar briefing a los artistas
16
Abrir la ubicación
2 personas
17
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
18
Descargar las partes del escenario
6 personas
19
Montar el escenario
6 personas
20
Colocar el telón de fondo
3 personas
21
Instalar el sistema de sonido
4 personas
22
Conectar los micrófonos
2 personas
23
Montar la instalación de iluminación
4 personas
24
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
25
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
26
Colocar vallado para el público
4 personas
27
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
28
Montar el mostrador de acceso
2 personas
29
Montar el guardarropa
2 personas
30
Montar el bufé de catering
4 personas
31
Montar la barra
3 personas
32
Servir aperitivos
3 personas
33
Montar backstage
3 personas
34
Recibir a los artistas
2 personas
35
Hacer la prueba de sonido
4 personas
36
Probar el espectáculo de luces
3 personas
37
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

38
Abrir las puertas
6 personas
39
Registrar a los visitantes
4 personas
40
Repartir pulseras
3 personas
41
Atender el guardarropa
3 personas
42
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
43
Poner música de fondo
44
Coordinar el programa previo
2 personas
45
Anunciar las actuaciones
46
Coordinar los cambios de artistas
3 personas
47
Manejar el sonido del escenario
2 personas
48
Manejar la iluminación del escenario
2 personas
49
Ofrecer asistencia al público
4 personas
50
Servir las bebidas
5 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer los aperitivos
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Registrar incidentes
56
Coordinar la última actuación
3 personas
57
Anunciar la despedida
58
Guiar la salida
5 personas
59
Gestionar la entrega del guardarropa
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar el bar
3 personas
61
Recoger el catering
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Limpiar el lugar
5 personas
65
Desmontar el guardarropa
2 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Apagar la iluminación
2 personas
68
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
69
Desmontar el escenario
6 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Separar el material prestado
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Almacenar las bebidas sobrantes
2 personas
74
Comprobar el material de alquiler
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Escenario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Telón de fondo
Atriles de músicacant. 4

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Mostrador del barcant. 2
Percheroscant. 4
Perchascant. 350
Papeleracant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Portátilcant. 2
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 350
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 350
Cucharascant. 150
Bandejas para servircant. 20
Pinzascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3

Decoración

Globoscant. 300
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldascant. 12
Decoración del escenariocant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 20

Registro

Listas de accesocant. 4
Pulserascant. 400
Cajas de cajacant. 2
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Confirma a cada artista por escrito y envía el briefing con horarios, accesos, archivos de música y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Así evitarás descubrir durante el montaje que falta una entrada, un micrófono o una pista.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Compra entonces el catering, deja las bebidas frías listas y calcula las raciones con el número real de asistentes, no con una estimación inicial.
Imprime el plan de trabajo y prepara las pulseras antes del día del concierto. Clasificarlas por tipo o acceso te permite resolver la entrada rápidamente cuando lleguen varias personas a la vez.
Reserva como mínimo 4 horas para descargar y montar el escenario, la PA, los monitores y la iluminación. Despeja la zona de carga antes de la llegada del equipo y comprueba los puntos de electricidad antes de conectar regletas o alargadores.
Haz la prueba técnica con todos los micrófonos, cajas DI, archivos de música y luces antes de abrir. Cubre los cables con canaletas o cinta gaffer y deja linternas a pilas disponibles para revisar conexiones si oscurece.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que confirmar a los artistas para un concierto de pop?: Confírmalos por escrito al menos 3 semanas antes y envíales el briefing definitivo 7 días antes. Pide en ese momento sus horarios, información técnica y archivos de música.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de pop?: Calcula al menos 4 horas para descargar y montar escenario, sonido e iluminación, más 60 minutos para la prueba técnica. Si participan varios artistas o hay cambios de configuración, añade entre 1 y 2 horas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las dietas?: Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del concierto. Ese plazo permite comprar el catering con cantidades reales y preparar aperitivos y bebidas sin improvisar.
¿Qué se debe comprobar antes de abrir las puertas?: Comprueba el sonido, los micrófonos, los monitores, los archivos de música, la iluminación y todos los puntos de electricidad al menos 60 minutos antes. También revisa que los cables estén protegidos y que la zona de carga quede despejada.

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