Checklist pour organiser un concert pop

Un concert pop demande une coordination précise entre artistes, public, technique et accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de l’annonce de l’événement au démontage de la scène. Prévois notamment le traitement des inscriptions, les besoins alimentaires des artistes et un briefing technique écrit. Le jour J, la zone de chargement, les câbles, les microphones et les points d’alimentation doivent être vérifiés avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Annoncer l'événement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les artistes
Rassembler les informations sur les artistes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le déroulé
Trier les bracelets
2 personnes
Faire les courses du catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier la technique
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le briefing aux artistes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Décharger les éléments de scène
6 personnes
Monter la scène
6 personnes
Fixer la toile de fond
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les barrières de foule
4 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Tester le show lumière
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
6 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Tenir le vestiaire
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Diffuser de la musique d’ambiance
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
Gérer le son de scène
2 personnes
Gérer l’éclairage de scène
2 personnes
Assurer l'encadrement du public
4 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les incidents
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer le départ
Encadrer la sortie
5 personnes
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter le vestiaire
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Séparer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Stocker les boissons restantes
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Scène

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Fond de scène
Pupitres de musiqueqté 4

Mobilier

Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Bar de serviceqté 2
Portantsqté 4
Cintresqté 350
Poubellesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Salon des chefsqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 300
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de scèneqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20

Inscription

Listes d’accèsqté 4
Braceletsqté 400
Caissesqté 2
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoie le briefing aux artistes au moins 7 jours avant le concert, avec les horaires d’arrivée, les fichiers musicaux attendus et les informations techniques à confirmer.
Garde une marge d’au moins 90 minutes entre l’ouverture du lieu et l’arrivée du public : ce temps sert à monter la scène, installer la sonorisation et tester les microphones.
Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure du catering, puis ajuste selon la durée du concert et le nombre d’artistes présents.
Libère la zone de chargement avant l’arrivée du matériel et réserve-y un créneau précis : les éléments de scène, les haut-parleurs et l’éclairage doivent être déchargés sans bloquer les accès.
Recouvre chaque câble au sol avec une goulotte ou un dispositif adapté avant l’ouverture, puis vérifie séparément les rallonges, multiprises et points d’alimentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les artistes, annoncer le concert, gérer les inscriptions et rassembler les informations techniques. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations et le briefing final.
Quand faut-il vérifier la sonorisation d’un concert ?: La vérification complète doit être terminée avant l’ouverture des portes, idéalement 90 minutes à 2 heures auparavant. Teste les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI et les enceintes de monitoring.
Quelle quantité de catering prévoir pour les artistes ?: Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, ainsi que des en-cas disponibles avant et après le passage sur scène. Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription ou au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un concert pop ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date du concert afin de laisser le temps de répondre et de traiter les inscriptions. Fais un rappel 7 jours avant, avec les horaires et les informations pratiques.

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