Wie organisiert man ein Popkonzert?

Ein Popkonzert gelingt nicht allein durch eine gute Band, sondern durch eine klare Reihenfolge am Veranstaltungstag. Zuerst stehen Künstler, Anmeldungen und Ablauf fest, danach folgen Technik, Bühne, Catering und Einlass. Plane für Aufbau, Soundcheck und Sicherheitskontrollen mehrere Stunden vor dem Publikum ein. Besonders häufig werden Strom, Kabelwege, Künstlerbriefing und gekühlte Getränke zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltung ankündigen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Künstler bestätigen
6
Künstlerinformationen sammeln
7
Musikdateien sammeln
2 Personen
8
Drehbuch ausdrucken
9
Armbänder sortieren
2 Personen
10
Catering-Einkäufe erledigen
3 Personen
11
Getränke gekühlt bereitstellen
3 Personen
12
Snacks vorbereiten
4 Personen
13
Technik prüfen
3 Personen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Künstlerbriefing versenden
16
Location öffnen
2 Personen
17
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
18
Bühnenteile entladen
6 Personen
19
Bühne aufbauen
6 Personen
20
Hintergrund befestigen
3 Personen
21
Soundsystem aufbauen
4 Personen
22
Mikrofone anschließen
2 Personen
23
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
24
Kabel sicher abdecken
3 Personen
25
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
26
Publikumsabsperrung aufstellen
4 Personen
27
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
28
Zutrittstheke aufstellen
2 Personen
29
Garderobe einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
31
Bar einrichten
3 Personen
32
Snacks ausgeben
3 Personen
33
Backstage einrichten
3 Personen
34
Künstler empfangen
2 Personen
35
Soundcheck durchführen
4 Personen
36
Lichtshow testen
3 Personen
37
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

38
Türen öffnen
6 Personen
39
Besucher registrieren
4 Personen
40
Armbänder verteilen
3 Personen
41
Garderobe besetzen
3 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Hintergrundmusik abspielen
44
Vorprogramm betreuen
2 Personen
45
Auftritte ankündigen
46
Künstlerwechsel begleiten
3 Personen
47
Bühnensound bedienen
2 Personen
48
Bühnenbeleuchtung bedienen
2 Personen
49
Publikumsbetreuung übernehmen
4 Personen
50
Getränke servieren
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Snacks auffüllen
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Zwischenfälle dokumentieren
56
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
57
Abschied ankündigen
58
Abstrom begleiten
5 Personen
59
Ausgabe an der Garderobe organisieren
3 Personen

Nachbereitung

60
Bar schließen
3 Personen
61
Catering aufräumen
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Location reinigen
5 Personen
65
Garderobe abbauen
2 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
68
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
69
Bühne abbauen
6 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Geliehene Materialien trennen
2 Personen
72
Materialien zurückgeben
3 Personen
73
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
74
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Bühne

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppeAnz. 2
Hintergrundvorhang
NotenpulteAnz. 4

Mobiliar

StehtischeAnz. 20
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
Bar-ThekeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 350
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
LaptopAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 400
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 350
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
LöffelAnz. 150
ServierplattenAnz. 20
ZangenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonbandAnz. 4
WimpelkettenAnz. 12
BühnendekorationAnz. 6
WegweiserAnz. 10
ProgrammschilderAnz. 4
TischdeckenAnz. 20

Registrierung

ZutrittslistenAnz. 4
ArmbänderAnz. 400
KassenboxenAnz. 2
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe Künstler und Technik spätestens zwei Wochen vor dem Konzert ab. Sammle bis dahin Künstlerinfos, Musikdateien und besondere Anforderungen, damit beim Aufbau keine Rückfragen entstehen.
Lege den Aufbau rückwärts vom Einlass fest: Für Bühne, Soundsystem, Mikrofone und Licht solltest du mindestens vier Stunden einplanen, inklusive Soundcheck und Fehlerreserve.
Halte die Lade- und Entladezone beim Öffnen der Location vollständig frei. Bühnenelemente, Lautsprecher und Lichtstative kommen zuerst hinein; Mobiliar und Dekoration erst danach.
Prüfe jeden Stromanschluss vor dem Soundcheck und sichere alle Kabel mit Kabelkanälen oder Gaffer Tape. Unabgedeckte Verlängerungskabel werden beim Einlass schnell zur Stolperfalle.
Bereite Einlass, Catering und Künstlerbetreuung getrennt vor. Sortierte Armbänder, erfasste Ernährungswünsche und gekühlte Getränke sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht man, um ein Popkonzert aufzubauen?: Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens vier bis sechs Stunden ein. Darin enthalten sind Bühne, PA-Anlage, Mikrofone, Licht, Kabelsicherung und ein Soundcheck; bei unbekannter Technik solltest du eine zusätzliche Stunde Reserve einplanen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Popkonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Setze eine Anmeldefrist von mindestens sieben Tagen vor dem Termin, damit du Mengen für Catering, Getränke und Sitzplätze verlässlich planen kannst.
Was wird bei einem Popkonzert oft vergessen?: Häufig fehlen ein konkretes Künstlerbriefing, geprüfte Musikdateien und eine klare Stromplanung. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und drucke das Drehbuch sowie wichtige Kontakt- und Ablaufdaten zusätzlich aus.
Wann müssen Getränke und Snacks bereitstehen?: Getränke sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt bereitstehen, Snacks entsprechend vorbereitet sein. Rechne für das erste Konzertstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und gleiche die Menge mit deinen Anmeldungen ab.

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