Zo organiseer je een popconcert van eerste idee tot laatste nummer

Begin met de artiesten, locatie en gewenste capaciteit; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna bezoekersregistratie, dieetwensen, techniek en catering vast in één draaiboek. Plan de opbouw ruim vóór de deuren opengaan: podium, geluid, licht en kabelveiligheid kosten meer tijd dan verwacht. Op de dag zelf werk je van laden en lossen naar soundcheck, briefing, ontvangst en show. Zo voorkom je dat technici, artiesten en catering elkaar in de weg lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenement aankondigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Artiesten bevestigen
6
Artiesteninformatie verzamelen
7
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
8
Draaiboek afdrukken
9
Polsbandjes sorteren
2 personen
10
Cateringboodschappen doen
3 personen
11
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
12
Hapjes voorbereiden
4 personen
13
Techniek controleren
3 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Artiestenbriefing versturen
16
Locatie openen
2 personen
17
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
18
Podiumonderdelen lossen
6 personen
19
Podium opbouwen
6 personen
20
Achterdoek bevestigen
3 personen
21
Geluidssysteem plaatsen
4 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Lichtinstallatie plaatsen
4 personen
24
Kabels veilig afdekken
3 personen
25
Stroompunten controleren
2 personen
26
Publieksafzetting plaatsen
4 personen
27
Ingang en uitgang markeren
2 personen
28
Toegangsbalie opstellen
2 personen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Backstage inrichten
3 personen
34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Soundcheck uitvoeren
4 personen
36
Lichtshow testen
3 personen
37
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

38
Deuren openen
6 personen
39
Bezoekers registreren
4 personen
40
Polsbandjes uitdelen
3 personen
41
Garderobe bemannen
3 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Achtergrondmuziek afspelen
44
Voorprogramma begeleiden
2 personen
45
Optredens aankondigen
46
Artiestenwissels begeleiden
3 personen
47
Podiumgeluid bedienen
2 personen
48
Podiumverlichting bedienen
2 personen
49
Publieksbegeleiding verzorgen
4 personen
50
Dranken serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes aanvullen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Incidenten registreren
56
Laatste optreden begeleiden
3 personen
57
Afscheid aankondigen
58
Uitstroom begeleiden
5 personen
59
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen

Nazorg

60
Bar sluiten
3 personen
61
Catering opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
Garderobe afbouwen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
69
Podium afbouwen
6 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen scheiden
2 personen
72
Materialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven drank opslaan
2 personen
74
Huurmaterialen controleren
2 personen
75
Verloren voorwerpen verzamelen
76
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Podium

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Achterdoek
Muzieklessenaarsaantal 4

Meubilair

Statafelsaantal 20
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barbalieaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 350
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Laptopaantal 2
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Beveiliging

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 400
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 350
Vorkenaantal 350
Messenaantal 350
Lepelsaantal 150
Serveerplateausaantal 20
Tangenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksmesseaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurketrekkersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 12
Podiumdecoratieaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 20

Registratie

Toegangslijstenaantal 4
Polsbandjesaantal 400
Kassaboxenaantal 2
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig artiesten schriftelijk en verzamel vooraf hun technische informatie, muziekbestanden en contactgegevens. Plan de artiestenbriefing uiterlijk 48 uur voor het concert, zodat onduidelijkheden niet tijdens de opbouw ontstaan.
Maak één draaiboek met tijden voor openen, lossen, podiumbouw, techniekcontrole, soundcheck, deuren open en optreden. Druk het af en leg meerdere exemplaren klaar; tijdens een concert werkt niet iedereen vanaf een telefoon.
Reserveer de laad- en loszone vóór de opbouw en houd die vrij tot alle podiumonderdelen, PA-speakers, subwoofers en lichtstatieven binnen zijn. Begin minimaal 4 uur voor aanvang met lossen als podium, geluid en licht allemaal opgebouwd moeten worden.
Controleer stroompunten voordat je apparatuur aansluit en werk kabels direct weg met kabelgoten, kabelhaspels en gaffer tape. Leg nooit losse kabels in looproutes; juist bij publieksingang, bar en podiumtrap ontstaan de meeste struikelrisico’s.
Zet polsbandjes, garderoberekken, afvalbakken en barbalie klaar vóór de deuren open gaan. Koel dranken en bereid hapjes op tijd, maar houd aparte opties voor verzamelde dieetwensen en tel bezoekers pas als aangemeld wanneer hun registratie is verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popconcert organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, artiesten en capaciteit. Plan techniek, catering en uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de show; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en het draaiboek.
Hoeveel tijd heb je nodig om een popconcert op te bouwen?: Reken minimaal 4 uur voor podium, achterdoek, geluid, licht en kabels wanneer je met een compact team werkt. Voeg 1 tot 2 uur toe als de laadroute lang is, de locatie nog ingericht moet worden of er meerdere artiesten optreden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een popconcert?: Verstuur ze 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor het concert. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor polsbandjes, catering, dieetwensen en de publieksindeling.
Wanneer doe je de soundcheck bij een popconcert?: Plan de soundcheck minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer per artiest microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en muziekbestanden; houd daarna minstens 30 minuten vrij voor correcties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.