Organiser un concert familial, étape par étape

Un concert familial demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil sans perdre de vue les besoins des enfants et des adultes. Commencez par verrouiller la date et le lieu, puis avancez vers la programmation, les inscriptions et les réservations. Les vérifications techniques doivent précéder l’installation de la salle, tandis que les achats frais et les sandwichs se préparent seulement à l’approche du jour J. Ce plan de 75 tâches vous donne un ordre de travail concret, avec 59 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les artistes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Rassembler les informations sur les artistes
10
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Créer des badges nominatifs
13
Créer des panneaux de direction
14
Préparer la décoration
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Acheter des boissons et des aliments non périssables
2 personnes
17
Acheter des courses fraîches
2 personnes
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer les sandwichs
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Aérer la salle
24
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Dégager la zone de la scène
2 personnes
28
Installer le matériel sonore
3 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Installer les instruments
2 personnes
31
Effectuer la vérification du son
3 personnes
32
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
39
Vérifier les toilettes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Guider le vestiaire
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
52
Accompagner le public à la pause
2 personnes
53
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
54
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
55
Animer les questions du public
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Annoncer le programme du soir
60
Encadrer la troisième partie du concert
3 personnes
61
Gérer l’éclairage
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
63
Dire au revoir aux artistes

Suivi

64
Refroidir les restes
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter le matériel audio
3 personnes
70
Emballer les instruments
2 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
72
Nettoyer le sol et les toilettes
3 personnes
73
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Microphones d’instrumentsqté 2
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Piles AAqté 12
Piles AAAqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 6
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 30
Panneaux d’orientationqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plateauxqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Cartes des allergènesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les artistes avant d’envoyer les invitations : le programme et les besoins techniques dépendent de ces trois décisions. Demandez rapidement les informations nécessaires à chaque intervenant.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Cela évite de découvrir la veille qu’il manque un repas adapté ou des places assises.
Organisez la technique avant la décoration : prévoyez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les rallonges et les multiprises, puis faites un test complet avant l’arrivée du public.
Imprimez le déroulé, les badges nominatifs et les panneaux de direction au moins 24 heures avant l’ouverture. Ce sont de petits éléments souvent oubliés, mais ils facilitent l’accueil et les changements entre les prestations.
Gardez les achats frais, le remplissage des glacières, les en-cas, les sandwichs et le café pour la fin de la préparation. À l’ouverture, aérez la salle, nettoyez les surfaces et installez les tables avant de mettre en place le buffet.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver les artistes pour un concert familial ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite établir un programme réaliste et vérifier leurs besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert familial ?: Envoyez-les après avoir confirmé la date, le lieu et les grandes lignes du programme. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel sonore ?: Faites un premier contrôle plusieurs jours avant, puis un test complet le jour J avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les piles AA ou AAA.
Que préparer la veille d’un concert familial ?: La veille, préparez les documents imprimés, les badges, les panneaux, la décoration et les produits non périssables. Gardez les courses fraîches, les sandwichs et le café pour les dernières heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.