Zo organiseer je een familieconcert zonder last-minute stress
Begin een familieconcert niet met decoratie, maar met de datum, locatie en artiesten. Daarna bouw je het programma, de uitnodigingen en de praktische organisatie daaromheen op. Verzamel vroeg dieetwensen en technische informatie, want die bepalen vaak je reserveringen, boodschappen en opstelling. Plan de laatste voorbereidingen in blokken: houdbaar eten en dranken eerder, verse boodschappen en koeling vlak voor de ontvangst. Op de dag zelf werk je vanuit een afgedrukt draaiboek met vaste momenten voor opbouw, soundcheck, ontvangst en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Artiesten vastleggen
- 3
Programma samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Artiesteninformatie verzamelen
- 10
Technische wensen controleren
2 personen
- 11
Draaiboek afdrukken
- 12
Naamkaartjes maken
- 13
Routebordjes maken
- 14
Decoratie voorbereiden
2 personen
- 15
Boodschappenlijst controleren
- 16
Dranken en houdbaar eten kopen
2 personen
- 17
Verse boodschappen kopen
2 personen
- 18
Koelboxen vullen
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 20
Broodjes voorbereiden
2 personen
- 21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 22
Locatie openen
2 personen
- 23
Ruimte ventileren
- 24
Vloer en tafels reinigen
2 personen
- 25
Tafels opstellen
3 personen
- 26
Stoelen opstellen
3 personen
- 27
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
- 28
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
- 29
Microfoons aansluiten
2 personen
- 30
Instrumenten klaarzetten
2 personen
- 31
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 32
Licht en muziek testen
2 personen
- 33
Versiering ophangen
3 personen
- 34
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 38
Allergenenkaartjes plaatsen
- 39
Toiletten controleren
- 40
Afvalbakken plaatsen
2 personen
- 41
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Publiek ontvangen
3 personen
- 45
Programma uitdelen
2 personen
- 46
Garderobe begeleiden
2 personen
- 47
Openingswoord verzorgen
- 48
Concertdeel één begeleiden
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 52
Publiek naar pauze begeleiden
2 personen
- 53
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
- 54
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
- 55
Publieksvragen begeleiden
- 56
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Servies verzamelen
2 personen
- 59
Avondprogramma aankondigen
- 60
Concertdeel drie begeleiden
3 personen
- 61
Verlichting bedienen
- 62
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
- 63
Artiesten uitzwaaien
Nazorg
- 64
Etensresten koelen
2 personen
- 65
Afval verzamelen
3 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Catering opruimen
3 personen
- 68
Decoratie verwijderen
2 personen
- 69
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 70
Instrumenten inpakken
2 personen
- 71
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 72
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
- 73
Locatie eindcontroleren
2 personen
- 74
Afval wegbrengen
2 personen
- 75
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 40
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Instrumentmicrofoonsaantal 2
- DI-boxenaantal 2
- Laptop
- Muziekstandaardsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
- Batterijen AAaantal 12
- Batterijen AAAaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Sfeerverlichtingsslingersaantal 6
- Verlengsnoeren voor lichtaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Papieren slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmafoldersaantal 100
- Naamkaartjesaantal 30
- Routebordjesaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Kokskaartmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Dienbladenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
- Allergenenkaartjesaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Rubberen handschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg artiesten, programma en technische wensen uiterlijk vier weken vooraf vast. Vraag per optreden welke microfoons, instrumentaansluitingen, DI-boxen, muziekstandaards en stroompunten nodig zijn; controleer daarna pas of mengpaneel, speakers en kabels compleet zijn.
- Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit dieetwensen zeven dagen voor het concert. Reken per aanwezige op een zitplaats, plus enkele extra klapstoelen, en maak naamkaartjes voordat de ontvangsttafel wordt ingericht.
- Doe houdbare boodschappen en controleer de serviesvoorraad twee tot drie dagen vooraf. Koop verse producten op de dag ervoor, vul koelboxen pas vlak voor vertrek en zet koffie, thee, water en broodjes niet allemaal op dezelfde tafel.
- Plan de locatie-opbouw minstens twee uur vóór de inloop. Open eerst de ruimte en ventileer, reinig daarna vloer en tafels, zet vervolgens tafels en stoelen neer en houd een apart kwartier over voor kabelgoten, stekkerdozen en microfooncontrole.
- Druk het draaiboek uiterlijk de avond ervoor af en geef één persoon de regie op de dag zelf. Noteer daarin per uur wie artiesten opvangt, wanneer de soundcheck plaatsvindt, wanneer hapjes worden aangevuld en wie na afloop de apparatuur uitschakelt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een familieconcert?
- Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer zes weken voor het concert en sluit aanmeldingen en dieetwensen zeven dagen voor de uitvoering.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een familieconcert?
- Reserveer minimaal twee uur vóór de inloop voor ventileren, schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, catering klaarzetten en techniek testen. Plan daarnaast minstens dertig minuten voor een soundcheck met alle microfoons en instrumenten.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een familieconcert?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Zet naast koffie en thee ook water klaar en houd extra voorraad apart voor artiesten en vrijwilligers.
- Wanneer regel je de techniek voor een familieconcert?
- Vraag de technische wensen uiterlijk vier weken vooraf op en maak zeven dagen voor het concert een definitieve controlelijst. Test op de dag zelf speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, instrumentmicrofoons, batterijen en alle verlengkabels vóór de gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!