Ein Familienkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Familienkonzert gelingt, wenn Programm, Technik und Gästeinformationen früh zusammenpassen. Bestätige zuerst Datum und Ort, lege die Künstler fest und stelle danach das Programm zusammen. Anschließend verschickst du Einladungen, bearbeitest Anmeldungen und erfasst Ernährungswünsche. In den letzten Tagen stehen Einkäufe, Dekoration und die technische Prüfung an. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Raum, Empfang, Ton und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Künstlerinformationen sammeln
- 10
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 11
Drehbuch ausdrucken
- 12
Namensschilder erstellen
- 13
Wegweiser erstellen
- 14
Dekoration vorbereiten
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Getränke und haltbare Lebensmittel kaufen
2 Personen
- 17
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
- 18
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Brötchen vorbereiten
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Raum lüften
- 24
Boden und Tische reinigen
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
- 28
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Instrumente bereitstellen
2 Personen
- 31
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 32
Licht und Musik testen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 38
Allergenkarten aufstellen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 41
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Publikum empfangen
3 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Garderobe betreuen
2 Personen
- 47
Eröffnungsrede halten
- 48
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 52
Publikum in die Pause begleiten
2 Personen
- 53
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 54
Kinderaktivitäten betreuen
2 Personen
- 55
Publikumsfragen betreuen
- 56
Abendessen servieren
4 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Geschirr sammeln
2 Personen
- 59
Abendprogramm ankündigen
- 60
Konzertteil drei begleiten
3 Personen
- 61
Beleuchtung bedienen
- 62
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
- 63
Artiesten verabschieden
Nachbereitung
- 64
Essensreste kühlen
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Catering aufräumen
3 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 70
Instrumente einpacken
2 Personen
- 71
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 72
Boden und Toiletten reinigen
3 Personen
- 73
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
- 74
Müll entsorgen
2 Personen
- 75
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 40
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- InstrumentenmikrofoneAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 2
- Laptop
- NotenständerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- AA-BatterienAnz. 12
- AAA-BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- Lichterketten für stimmungsvolle BeleuchtungAnz. 6
- Verlängerungskabel für LichtAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- PapiergirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammhefteAnz. 100
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- AllergiekärtchenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Künstler und Programm fest, bevor du die Einladungen erstellst. So kannst du Dauer, Beginn und wichtige Informationen für Familien verbindlich angeben.
- Prüfe die technischen Anforderungen spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funk- und Instrumentenmikrofone, DI-Boxen sowie Kabel müssen zur Location und zum Programm passen.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe die Liste 3 bis 5 Tage vorher. Erst dann lassen sich Sitzplätze, Namensschilder, Geschirr und die Menge an Snacks verlässlich planen.
- Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke einige Tage vorher, frische Einkäufe erst am Vortag. Fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Einlass bereit.
- Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Reserve: Location öffnen, lüften, reinigen, Tische und Klappstühle aufstellen, Wegweiser anbringen und anschließend Mikrofone, Notenständer sowie Kabel testen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Familienkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlern und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
- Wann sollte die Technik für ein Familienkonzert geprüft werden?
- Prüfe die technischen Anforderungen spätestens 7 Tage vorher. Einen vollständigen Soundcheck mit Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen, DI-Boxen und Laptop machst du am besten 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familienkonzert?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Mobiliar, Empfang, Dekoration und Technik ein. Wenn Lautsprecher, Mikrofonständer und Kabelkanäle erstmals vor Ort eingerichtet werden, sind 2 Stunden realistischer.
- Wann sollte man die Verpflegung für ein Familienkonzert einkaufen?
- Getränke und haltbare Lebensmittel kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Frische Einkäufe, Brötchen und vorbereitete Snacks gehören auf den Vortag; Kaffee, Tee und gekühlte Getränke werden am Veranstaltungstag bereitgestellt.
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