Cómo organizar un concierto familiar sin perder el control

Un concierto familiar combina música, público de varias edades, comida y una parte técnica que no admite improvisaciones. Empieza cerrando fecha, ubicación y artistas; después organiza el programa, las inscripciones y las necesidades de sonido. En la última semana conviene confirmar horarios, preferencias dietéticas y reservas. El día del concierto, sigue un orden claro: abrir y ventilar el espacio, revisar el montaje, preparar la recepción y dejar listas bebidas, comida e indicaciones para los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Confirmar a los artistas
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Redactar invitaciones
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer reservas
9
Recopilar información de los artistas
10
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Hacer tarjetas con nombres
13
Hacer carteles de ruta
14
Preparar la decoración
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
16
Comprar bebidas y alimentos no perecederos
2 personas
17
Comprar alimentos frescos
2 personas
18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
19
Preparar aperitivos
3 personas
20
Preparar sándwiches
2 personas
21
Preparar café y té
2 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Ventilar el espacio
24
Limpiar el suelo y las mesas
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Despejar el espacio del escenario
2 personas
28
Colocar el equipo de sonido
3 personas
29
Conectar los micrófonos
2 personas
30
Preparar los instrumentos
2 personas
31
Realizar la prueba de sonido
3 personas
32
Probar luces y sonido
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar señales de ruta
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Colocar carteles de alérgenos
39
Comprobar los baños
40
Colocar cubos de basura
2 personas
41
Montar la mesa de recepción
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Recibir al público
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Guiar el guardarropa
2 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Reponer el bufé del descanso
2 personas
52
Guiar al público al descanso
2 personas
53
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
54
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
55
Gestionar las preguntas del público
56
Servir la cena
4 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Recoger la vajilla
2 personas
59
Anunciar el programa de la noche
60
Acompañar la tercera parte del concierto
3 personas
61
Manejar la iluminación
62
Acompañar al público a la salida
3 personas
63
Despedir a los artistas

Seguimiento

64
Enfriar los restos de comida
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
70
Empacar instrumentos
2 personas
71
Recoger mesas y sillas
3 personas
72
Limpiar el suelo y los baños
3 personas
73
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
74
Llevar la basura
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 40
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Micrófonos de instrumentocant. 2
Cajas DIcant. 2
Portátil
Atrilescant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Pilas AAcant. 12
Pilas AAAcant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Guirnaldas de luces ambientalescant. 6
Alargadores para iluminacióncant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldas de papelcant. 8
Arreglos floralescant. 6
Folletos del programacant. 100
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles de rutacant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de redactar las invitaciones. Pide a cada artista sus horarios, necesidades técnicas y número de personas al menos 2 semanas antes.
Define el programa antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar la hora de llegada, organizar las inscripciones y preparar tarjetas con nombres y carteles de ruta sin cambios de última hora.
Haz una lista técnica independiente para sonido: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables, regletas y pilas AA y AAA. Comprueba todo con los artistas entre 3 y 5 días antes.
Cierra las reservas y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Calcula las bebidas y la comida con las inscripciones confirmadas, y compra los alimentos frescos lo más cerca posible del día del concierto.
Reserva tiempo para el montaje y la apertura del espacio. Llega con 2 horas de margen para ventilar, limpiar, colocar mesas y sillas, montar la recepción, llenar las neveras portátiles y probar el sonido antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Los artistas, la ubicación y las reservas deberían estar confirmados como mínimo 2 semanas antes, y las necesidades técnicas revisadas durante la última semana.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Cierra la lista de asistentes 7 días antes para ajustar comida, bebidas, sillas y tarjetas con nombres.
¿Cuánto tiempo hace falta para preparar el lugar?: Calcula al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite ventilar, limpiar, montar mesas y sillas, colocar la recepción, preparar la comida y comprobar el sonido sin apresurarse.
¿Qué hay que comprobar del sonido antes del concierto?: Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y otra el mismo día. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables, regletas, canaletas y pilas de repuesto.

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