Comment organiser un concert du Nouvel An sans rien oublier

Un concert du Nouvel An demande de coordonner la programmation, les musiciens, l’accueil du public et la technique. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance dans cet ordre : artistes, matériel, traiteur, invitations et inscriptions. Les dernières heures servent surtout à préparer la salle, les instruments, les boissons et les documents. Ce déroulé t’aide à éviter les oublis qui retardent l’ouverture des portes ou perturbent le concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les musiciens
2 personnes
4
Réserver le matériel technique
5
Organiser les prestations de traiteur
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Établir la liste définitive des invités
12
Imprimer le programme et le déroulé
13
Préparer les partitions
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Vérifier les vêtements et le matériel
2 personnes
18
Récupérer les clés du lieu
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Aérer les espaces
2 personnes
21
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les éléments de scène
4 personnes
25
Installer les instruments de musique
4 personnes
26
Raccorder le matériel audio
3 personnes
27
Installer les microphones
2 personnes
28
Installer l’éclairage
3 personnes
29
Effectuer la vérification du son
4 personnes
30
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
32
Mettre en place les points boissons
3 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Déposer les programmes
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Signaler l’entrée
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Tenir le vestiaire
2 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Encadrer la première partie du concert
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Encadrer la pause
3 personnes
51
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
52
Mettre en place le buffet du dîner
5 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle
3 personnes
56
Annoncer le moment du Nouvel An
57
Servir le toast
4 personnes
58
Accompagner le concert de clôture
2 personnes
59
Servir le dernier tour
3 personnes
60
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
61
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
3 personnes
63
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Démonter l’équipement
3 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Informer les fournisseurs
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises de concertqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Verres à champagneqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Filtres de lumièreqté 8

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 100
Guirlandes doréesqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Panneau d’accueil

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 6
Bouteilles isothermesqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40
Cartes des allergènesqté 40
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 12
Sous-mains de barqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 20

Organisation

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Sets de stylosqté 6
Presse-papiersqté 6
Brochures du programmeqté 150
Numéros de vestiaireqté 150
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Jeux de ciseauxqté 4
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Passages de câblesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 8

Conseils

Bloque la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations. Garde au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les musiciens, le traiteur et le matériel technique.
Envoie les invitations après avoir vérifié la capacité de la salle et fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le concert. Tu auras alors le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Prépare la technique sur un plan de scène : haut-parleurs, table de mixage, microphones, pieds, boîtiers DI, câbles et rallonges. Teste chaque ligne audio au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Prévois l’accueil comme une partie du spectacle : programme imprimé, informations de parking, portants, tables et verres prêts avant l’ouverture. Refroidis les boissons la veille et prépare les en-cas le jour même.
Le jour J, récupère les clés 3 à 4 heures avant le début. Aère les espaces, libère la scène, installe les chaises et les tables, puis termine par les instruments, l’éclairage et un contrôle complet des câbles au sol.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Nouvel An ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les musiciens, organiser le traiteur, envoyer les invitations et réserver la sonorisation.
Quand envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la date. Fixe la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Quand installer la salle le jour du concert ?: Commence 3 à 4 heures avant l’ouverture des portes. Compte ensuite environ 2 heures pour les chaises, les tables, la scène, les instruments, l’éclairage et les tests audio.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des invités ?: Vérifie les partitions, le programme imprimé, les places, les boissons, le buffet et les informations de parking. Fais aussi un test de 30 minutes avec les microphones, les câbles, les projecteurs et les haut-parleurs.

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