Ein Neujahrskonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Musiker, Programm und Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Technik, Catering und gedruckte Ablaufpläne zuverlässig abstimmen.
• Plane den Sitzbereich nach der erwarteten Gästezahl und halte zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Konzertstühle, Bistrotische und Garderobenständer werden sonst schnell zum Engpass.
• Lege den Technikaufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass fest. PA-Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Instrumentenkabel brauchen einen eigenen Testlauf, nicht nur einen kurzen Funktionstest kurz vor Beginn.
• Schicke Parkinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert zusammen mit der Anreise- oder Einlassinformation. Dieser Hinweis wird häufig vergessen und verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
• Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und bereite Snacks vor dem Aufbau vor. Prüfe außerdem, ob Noten, Notenständer und Instrumente vollständig bereitliegen, bevor die Musiker eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Neujahrskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Musiker, Technik und Catering solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Neujahrskonzert?

Plane mindestens 3 Stunden für Lüften, Bühnenbereich, Stühle, Tische, Licht, Technik und Instrumente ein. Für den Soundcheck sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten ohne Gäste verfügbar sein.

Wann sollte man die Einladungen für ein Neujahrskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. So bleiben mindestens 7 Tage für Gästeliste, Ernährungswünsche und Catering-Anpassungen.

Wie viele Getränke braucht man bei einem Neujahrskonzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Halte Wasser zusätzlich zu Wein, Sekt oder alkoholfreien Getränken bereit und kühle den ersten Bestand mindestens 4 Stunden vorher.

Ähnliche Pläne

• Brocante-Messe organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für eine Brocante-Messe brauchst
• So organisierst du eine Brocante-Messe
• Campertreffen organisieren: die praktische Checkliste