Zo organiseer je een nieuwjaarsconcert
Een nieuwjaarsconcert vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, programma, locatie en musici vast. Reserveer daarna de techniek en regel catering, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week draait alles om dieetwensen, parkeerinformatie, partituren en een definitieve gastenlijst. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor ventileren, podium en stoelen opstellen, licht en geluid testen en instrumenten klaarzetten voordat de eerste gast binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Muzikanten bevestigen
2 personen
- 4
Technische apparatuur reserveren
- 5
Cateringafspraken maken
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Parkeerinformatie versturen
- 11
Definitieve gastenlijst maken
- 12
Programma en draaiboek printen
- 13
Muziekpartituren klaarleggen
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 17
Kleding en materialen controleren
2 personen
- 18
Locatiesleutels ophalen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Ruimtes ventileren
2 personen
- 21
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 22
Stoelen opstellen
4 personen
- 23
Tafels opstellen
3 personen
- 24
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 25
Muziekinstrumenten klaarzetten
4 personen
- 26
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 27
Microfoons plaatsen
2 personen
- 28
Lichtapparatuur ophangen
3 personen
- 29
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
- 30
Lichttest uitvoeren
2 personen
- 31
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 32
Drankpunten inrichten
3 personen
- 33
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 34
Decoratie ophangen
3 personen
- 35
Programma's neerleggen
2 personen
- 36
Garderobe inrichten
2 personen
- 37
Ingang bewegwijzeren
2 personen
- 38
Toiletten controleren
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 40
Artiesten ontvangen
2 personen
- 41
Garderobe bemannen
2 personen
- 42
Gasten verwelkomen
3 personen
- 43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 44
Programma's uitdelen
2 personen
- 45
Koffie en thee serveren
3 personen
- 46
Openingswoord verzorgen
- 47
Concertdeel één begeleiden
2 personen
- 48
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Pauze begeleiden
3 personen
- 51
Concertdeel twee begeleiden
2 personen
- 52
Dinerbuffet klaarzetten
5 personen
- 53
Dinerbuffet openen
3 personen
- 54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 55
Servies ophalen
3 personen
- 56
Nieuwjaarsmoment aankondigen
- 57
Toost serveren
4 personen
- 58
Slotconcert begeleiden
2 personen
- 59
Laatste ronde serveren
3 personen
- 60
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
- 61
Garderobe afronden
2 personen
Nazorg
- 62
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 63
Restanten veilig opbergen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
4 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
5 personen
- 69
Apparatuur demonteren
3 personen
- 70
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 72
Leveranciers informeren
- 73
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Concertstoelenaantal 120
- Bistrotafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Krukkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 130
- Champagneglazenaantal 130
- Dinerbesteksetsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Muziekstandaardsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Lichtfiltersaantal 8
Decoratie
- Nieuwjaarsballonnenaantal 100
- Gouden slingersaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Kaarsenhoudersaantal 12
- LED-kaarsenaantal 24
- Fotowand
- Welkomstbord
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Drankdispensersaantal 6
- Thermosflessenaantal 6
- Buffetbordenaantal 8
- Voedseletikettenaantal 40
- Allergenenkaartjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 18
- Karaffenaantal 12
- Barbladenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handdoekenaantal 20
Organisatie
- Naamkaartjesaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Pennensetsaantal 6
- Clipboardsaantal 6
- Programmafoldersaantal 150
- Garderobenummersaantal 150
- Bewegwijzeringsbordenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
- Schaarsetsaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
- Powerbanksaantal 4
Veiligheid
- Antislipmattenaantal 12
- Kabelbruggenaantal 8
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidsvestenaantal 8
Tips
- Leg programma, musici en locatie eerst vast. Reserveer de technische apparatuur meteen daarna, zodat je weet of je PA-speakers, microfoons, muziekstandaards en voldoende kabels beschikbaar hebt.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf op en stuur parkeerinformatie opnieuw mee met de bevestiging.
- Maak een draaiboek met tijden voor openen, opbouwen, soundcheck, ontvangst, concert en catering. Plan minimaal 90 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst van de gasten.
- Tel de zaalindeling uit op basis van de definitieve gastenlijst. Zet concertstoelen en tafels pas neer nadat de podiumruimte, looproutes en plek voor buffettafels zijn bepaald.
- Controleer vóór vertrek kleding, partituren en materialen en haal de locatiesleutels op tijd op. Koel dranken en zet hapjes klaar nadat podium, licht en muziekinstrumenten zijn gecontroleerd; zo voorkom je dat eten of drank de opbouw vertraagt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsconcert organiseren?
- Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig de muzikanten en reserveer geluid, verlichting, podiumdelen en meubilair direct daarna.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsconcert?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef gasten 2 tot 3 weken om te reageren. Verwerk daarna de aanmeldingen en vraag ontbrekende dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert na.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een concertzaal klaar te zetten?
- Reken voor een kleine of middelgrote zaal op minimaal 90 minuten opbouwtijd. Daarin passen ventileren, podium en stoelen plaatsen, licht en geluid aansluiten, instrumenten klaarzetten en een korte soundcheck.
- Wat moet je op de dag van een nieuwjaarsconcert als eerste doen?
- Haal eerst de locatiesleutels op, open de locatie en controleer de ruimtes en techniek. Maak daarna de podiumruimte vrij en bouw podium, stoelen, tafels, licht en geluid op voordat je dranken en hapjes uitzet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!