Cómo organizar un Concierto de Año Nuevo paso a paso

Un Concierto de Año Nuevo combina un programa musical con recepción, catering y un montaje técnico que no conviene dejar para el último día. Empieza cerrando la fecha, el repertorio y la sala; después confirma músicos, sonido, iluminación y servicio de comida. Las invitaciones y las inscripciones deben dejar tiempo para recoger preferencias dietéticas y preparar la lista definitiva. El día del concierto, reserva varias horas para ventilar, montar sillas y mesas, probar el equipo y preparar bebidas y aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar músicos
2 personas
4
Reservar equipo técnico
5
Concertar acuerdos de catering
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Hacer la lista definitiva de invitados
12
Imprimir programa y guion
13
Preparar las partituras musicales
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar aperitivos
4 personas
17
Comprobar la ropa y el material
2 personas
18
Recoger las llaves del recinto
19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Ventilar los espacios
2 personas
21
Despejar el espacio del escenario
3 personas
22
Colocar las sillas
4 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las piezas del escenario
4 personas
25
Preparar los instrumentos musicales
4 personas
26
Conectar el equipo de sonido
3 personas
27
Colocar los micrófonos
2 personas
28
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
29
Realizar la prueba de sonido
4 personas
30
Realizar la prueba de luces
2 personas
31
Montar el buffet de catering
4 personas
32
Montar los puntos de bebidas
3 personas
33
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar los programas
2 personas
36
Montar el guardarropa
2 personas
37
Señalizar la entrada
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Atender el guardarropa
2 personas
42
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Repartir programas
2 personas
45
Servir café y té
3 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Acompañar la primera parte del concierto
2 personas
48
Reponer el bufé del descanso
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Gestionar la pausa
3 personas
51
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
52
Preparar el bufé de cena
5 personas
53
Abrir el bufé de la cena
3 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Recoger la vajilla
3 personas
56
Anunciar el momento de Año Nuevo
57
Servir brindis
4 personas
58
Coordinar el concierto de clausura
2 personas
59
Servir la última ronda
3 personas
60
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
61
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo
3 personas
63
Guardar los restos de forma segura
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Limpiar el lugar
5 personas
69
Desmontar el equipo
3 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Recoger objetos perdidos
72
Informar a los proveedores
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Sillas de conciertocant. 120
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Copas de champáncant. 130
Juegos de cubiertos para cenacant. 130
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Atrilescant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Filtros de luzcant. 8

Decoración

Globos de Año Nuevocant. 100
Guirnaldas doradascant. 12
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portavelascant. 12
Velas LEDcant. 24
Photowall
Cartel de bienvenida

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 12

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 6
Botellas térmicascant. 6
Platos de buffetcant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40
Tarjetas de alérgenoscant. 40
Bandejas de servircant. 18
Jarrascant. 12
Bandejas de barcant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8
Toallascant. 20

Organización

Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Juego de bolígrafoscant. 6
Portapapelescant. 6
Folletos del programacant. 150
Números de guardarropacant. 150
Carteles de señalizacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Sets de tijerascant. 4
Baterías de repuestocant. 24
Baterías externascant. 4

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 12
Puentes de cablecant. 8
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar músicos, equipo técnico y acuerdos de catering.
Envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta de 2 a 3 semanas antes del concierto. Usa las inscripciones para registrar preferencias dietéticas y calcular sillas, vajilla, bebidas y comida.
Programa una revisión técnica independiente del montaje decorativo. Los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos, los atriles y los cables deben probarse antes de que lleguen los invitados.
Reserva como mínimo 3 horas para preparar el recinto: recoger las llaves, ventilar, despejar el escenario, colocar sillas y mesas, montar la iluminación y preparar los instrumentos.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, pero termina la compra al menos 24 horas antes. Comprueba también las partituras, el programa impreso, el guion y la ropa o el material de los músicos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar músicos y sonido, enviar invitaciones y cerrar el catering con las respuestas de los invitados.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Concierto de Año Nuevo?: Envíalas unas 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones 2 o 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para hacer la lista definitiva, comunicar el aparcamiento y ajustar comida y bebidas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala antes del concierto?: Calcula al menos 3 horas si hay escenario, sillas, mesas, iluminación y equipo de sonido. Añade tiempo para una prueba de micrófonos, altavoces, instrumentos y conexiones eléctricas.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona, además de agua. Compra o encarga un pequeño margen adicional y enfría las bebidas el mismo día para que estén listas al recibir a los invitados.

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