Organiser un concert du Nouvel An sans rien laisser au dernier moment

Un concert du Nouvel An se prépare dans un ordre précis : confirmer les artistes, connaître le nombre de visiteurs, puis verrouiller la salle, la technique et le catering. Commence par les invitations et les inscriptions, car elles déterminent les places assises, les quantités à commander et les besoins alimentaires. Ensuite, transforme le programme en déroulé horaire partagé avec les musiciens et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, le vestiaire, les boissons à refroidir et les documents imprimés le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Confirmer les musiciens
7
Coordonner le répertoire
2 personnes
8
Demander les besoins techniques
9
Vérifier les informations du lieu
10
Établir le plan de l’espace public
2 personnes
11
Répartir les places assises
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Commander le catering
15
Tester la technique
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
17
Imprimer le déroulé
18
Imprimer la liste des visiteurs
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Trier la décoration
2 personnes

Événement

23
Installer le matériel
3 personnes
24
Ouvrir la salle
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
5 personnes
27
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Installer les instruments de musique
4 personnes
33
Effectuer la balance technique
3 personnes
34
Préparer les brochures du programme
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
38
Aménager l’entrée
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Gérer le vestiaire
2 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
44
Servir les boissons de pause
5 personnes
45
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
48
Annoncer le moment du Nouvel An
49
Répondre aux questions du public
2 personnes
50
Servir l’apéritif
5 personnes
51
Diffuser de la musique d’ambiance
52
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
53
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
54
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Emballer les instruments
4 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Démonter le buffet
3 personnes
59
Trier les déchets
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la salle
4 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Retourner le matériel
2 personnes
66
Ranger les stocks restants
2 personnes
67
Conserver les objets trouvés
68
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 180
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 6
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 100
Ballons dorésqté 50
Ballons argentésqté 50
Pompe à ballonsqté 2
Nappes festivesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Bannières du Nouvel Anqté 4
Décoration de tableqté 18

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le concert. À partir des réponses, recueille les besoins alimentaires et établis la liste des visiteurs avant de répartir les places.
Confirme les musiciens et le répertoire avant de finaliser le programme. Demande aussi les besoins techniques : microphones sans fil, pupitres, boîtiers DI, pieds et câbles ne se remplacent pas facilement le jour J.
Vérifie la salle sur place au moins 7 jours avant l’événement : accès, prises électriques, emplacement du public, vestiaire et circulation entre les tables. Prévois les rallonges et multiprises dans le plan d’installation.
Calcule le catering selon le nombre d’inscrits et le format de l’accueil, puis commande-le plusieurs jours à l’avance. Réserve aussi assez de verres à eau, verres à vin, tasses, assiettes et couverts pour éviter de laver en continu.
La veille, refroidis les boissons et prépare les encas. Le jour du concert, ouvre la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, la sonorisation et le vestiaire, puis imprime le déroulé et la liste des visiteurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Fixe la date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan de salle.
Quand confirmer les musiciens et le programme ?: Confirme les musiciens au plus tard 3 semaines avant le concert et finalise le répertoire au moins 10 jours avant. Il restera ainsi assez de temps pour intégrer les besoins techniques au déroulé.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, les chaises, le vestiaire et la technique. Fais le test audio avant l’arrivée des visiteurs, avec les musiciens ou une personne qui connaît le matériel.
Quand commander le catering et préparer les boissons ?: Passe la commande au moins 5 à 7 jours avant, une fois le nombre d’inscrits stabilisé. Refroidis les boissons la veille et prépare les encas le même jour pour ne pas charger l’installation du concert.

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