Zo organiseer je een nieuwjaarsconcert
Begin met de muzikale en praktische randvoorwaarden, niet met de versiering. Bevestig eerst de muzikanten, leg het repertoire en programma vast en vraag technische wensen op. Daarna werk je de locatie uit: publieksindeling, zitplaatsen, garderobe en catering voor het verwachte aantal bezoekers. Plan in de laatste week een volledige techniektest en maak voor de uitvoeringsdag een draaiboek met tijden, taken en contactgegevens.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Programma definitief maken
2 personen
- 5
Reserveringen maken
- 6
Muzikanten bevestigen
- 7
Repertoire afstemmen
2 personen
- 8
Technische wensen opvragen
- 9
Locatiegegevens controleren
- 10
Plattegrond publieksruimte maken
2 personen
- 11
Zitplaatsen indelen
2 personen
- 12
Catering aantallen berekenen
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Catering bestellen
- 15
Techniek testen
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
- 17
Draaiboek afdrukken
- 18
Bezoekerslijst afdrukken
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 22
Decoratie sorteren
2 personen
Event
- 23
Apparatuur klaarzetten
3 personen
- 24
Zaal openen
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
5 personen
- 27
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 28
Decoratie ophangen
3 personen
- 29
Licht ophangen
3 personen
- 30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Muziekinstrumenten opstellen
4 personen
- 33
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
- 34
Programmafolders klaarleggen
2 personen
- 35
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
- 36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 37
Hapjes uitstallen
3 personen
- 38
Ingang inrichten
2 personen
- 39
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 40
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 41
Garderobe beheren
2 personen
- 42
Openingswoord verzorgen
- 43
Concertdeel één begeleiden
3 personen
- 44
Pauzedranken serveren
5 personen
- 45
Hapjes bijvullen
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
- 48
Nieuwjaarsmoment aankondigen
- 49
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 50
Borrel serveren
5 personen
- 51
Achtergrondmuziek afspelen
- 52
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 53
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 54
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
- 55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 56
Instrumenten inpakken
4 personen
- 57
Servies verzamelen
3 personen
- 58
Buffet opruimen
3 personen
- 59
Afval sorteren
3 personen
- 60
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
- 61
Decoratie verwijderen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Zaal schoonmaken
4 personen
- 64
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 65
Apparatuur retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 67
Gevonden voorwerpen bewaren
- 68
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 170
- Tafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Garderobehangersaantal 180
- Barkrukkenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Dessertbordenaantal 180
- Gebaksbordjesaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 12
- Serveerschalenaantal 18
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Koffiekannenaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- DI-boxenaantal 2
- Audio-kabelsetsaantal 4
- Kabelgotenaantal 10
- Laptop
- USB-stickaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Sfeerlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Nieuwjaarsballonnenaantal 100
- Gouden ballonnenaantal 50
- Zilveren ballonnenaantal 50
- Ballonnenpompaantal 2
- Feestelijke tafelkledenaantal 12
- Servettenhoudersaantal 12
- Nieuwjaarsbannersaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 18
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerplateausaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en sluit de aantallen voor catering enkele dagen vóór het concert. Zo bestel je gericht en voorkom je dat hapjes, glazen of bestek pas tijdens de opbouw worden geteld.
- Plan de techniektest niet op de concertdag zelf. Controleer speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, statieven, DI-boxen, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag eerder met de muzikanten.
- Maak de zitplaatsen op basis van de definitieve bezoekerslijst. Houd bij de plattegrond ruimte vrij voor muzieklessenaars, microfoonstatieven, looppaden en een plek waar laatkomers rustig kunnen zitten.
- Werk met een opbouwvolgorde: eerst zaal openen en tafels en stoelen plaatsen, daarna apparatuur aansluiten en testen, en pas vervolgens dranken koelen, hapjes klaarzetten en decoratie sorteren. Reserveer hiervoor minstens 2 uur vóór ontvangst van het publiek.
- Druk het draaiboek en de bezoekerslijst vóór de uitvoeringsdag af en wijs vrijwilligers per taak toe. Zet ook garderoberekken en hangers, waterkannen en glazen, koffie- en theeservies en serveerschalen op de plattegrond, zodat niemand tijdens het concert hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een nieuwjaarsconcert?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met muzikanten, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen zodra datum, aanvangstijd en programma in hoofdlijnen vaststaan; sluit de bezoekersaantallen enkele dagen voor het concert.
- Wanneer moet het programma van een nieuwjaarsconcert definitief zijn?
- Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Dan kunnen muzikanten hun repertoire afstemmen, kun je de publieksinformatie afronden en de benodigde muzieklessenaars en microfoons plannen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een nieuwjaarsconcert?
- Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, garderobe, techniek en catering. Plan daarnaast een afzonderlijk technisch testmoment van ongeveer 60 minuten, bij voorkeur de dag vóór het concert.
- Wanneer test je de techniek voor een nieuwjaarsconcert?
- Test speakers, mengpaneel, microfoons en bekabeling uiterlijk 1 dag vóór het concert. Controleer met de muzikanten ook het geluidsniveau, de plaats van de microfoonstatieven en eventuele DI-boxen; zo houd je op de dag zelf tijd over voor de ontvangst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!