Cómo organizar un Concierto de Año Nuevo
Un Concierto de Año Nuevo combina música en directo, recepción y servicio de bebidas o aperitivos, por lo que la coordinación debe empezar con tiempo. Primero cierra el lugar, los músicos y el programa; después confirma asistentes, necesidades dietéticas y distribución de asientos. La última semana se dedica a comprobar la técnica, preparar el catering y asignar voluntarios. El plan reúne las tareas y el material necesarios para que el montaje y la recepción sigan un orden claro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Definir el programa final
2 personas
- 5
Hacer reservas
- 6
Confirmar músicos
- 7
Ajustar el repertorio
2 personas
- 8
Solicitar necesidades técnicas
- 9
Comprobar los datos del lugar
- 10
Crear el plano de la zona de público
2 personas
- 11
Distribuir los asientos
2 personas
- 12
Calcular las cantidades de catering
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Pedir el catering
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Asignar voluntarios
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Imprimir la lista de visitantes
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Clasificar la decoración
2 personas
Evento
- 23
Preparar el equipo
3 personas
- 24
Abrir la sala
2 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar las sillas
5 personas
- 27
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colgar luces
3 personas
- 30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Montar los instrumentos musicales
4 personas
- 33
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 34
Preparar folletos del programa
2 personas
- 35
Montar el bufé de catering
4 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Montar aperitivos
3 personas
- 38
Montar la entrada
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
4 personas
- 40
Repartir folletos del programa
2 personas
- 41
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 42
Dar el discurso de apertura
- 43
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
- 44
Servir bebidas del descanso
5 personas
- 45
Reponer aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
- 48
Anunciar el momento de Año Nuevo
- 49
Responder preguntas del público
2 personas
- 50
Servir las bebidas
5 personas
- 51
Poner música de fondo
- 52
Coordinar la última actuación
3 personas
- 53
Despedir al público
3 personas
- 54
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Empacar instrumentos
4 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Recoger el buffet
3 personas
- 59
Clasificar residuos
3 personas
- 60
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar la sala
4 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Devolver el equipo
2 personas
- 66
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 67
Guardar los objetos perdidos
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesascant. 12
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 180
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Platos de postrecant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 18
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Atriles de músicacant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cajas DIcant. 2
- Juegos de cables de audiocant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Globos de Año Nuevocant. 100
- Globos doradoscant. 50
- Globos plateadoscant. 50
- Bomba de globoscant. 2
- Manteles festivoscant. 12
- Porta-servilletascant. 12
- Banners de Año Nuevocant. 4
- Decoración de mesacant. 18
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Cubiterascant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Bandejas para servircant. 12
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los músicos antes de enviar la invitación definitiva. Si el repertorio cambia después, también pueden cambiar la duración, los atriles, los micrófonos y las necesidades técnicas.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes del concierto. Así puedes calcular el catering sin comprar raciones a ciegas.
- Comprueba el lugar al menos 14 días antes: aforo, acceso para músicos, guardarropa, enchufes y disposición de la zona de público. Dibuja el plano antes de distribuir las sillas y las mesas.
- Haz la prueba técnica con el equipo completo, incluidos altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas y cajas DI, como mínimo 2 horas antes de abrir la sala.
- Prepara el día anterior las bebidas, la decoración, los atriles y el material de servicio. El día del evento deja una hora para montar mesas, enfriar bebidas y revisar la lista de visitantes antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma a los músicos al principio; deja la última semana para cerrar asistentes, catering, plano de asientos y voluntarios.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas cuando el lugar, la fecha, el horario y el programa provisional estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones 7 días antes para poder calcular el catering.
- ¿Cuánto tiempo antes se debe probar el sonido?
- Haz la prueba completa al menos 2 horas antes de la apertura. Reserva otros 30 minutos para corregir la colocación de altavoces, micrófonos, atriles y cables sin público en la sala.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular para el Concierto de Año Nuevo?
- Para la recepción inicial, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de agua. Ajusta la cantidad final según la duración y confirma también cuántas personas tomarán café o té.
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