Ein Neujahrskonzert organisieren – Schritt für Schritt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Musiker zuerst fest. Bestätige Repertoire, Besetzung und technische Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Konzert, damit Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Notenpulte passend eingeplant werden können.
• Verschicke Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei nicht nur die Teilnahme ab, sondern auch Ernährungswünsche und benötigte Sitzplätze.
• Plane den Saal nach der erwarteten Gästezahl und zeichne den Publikumsbereich mit Sitzplätzen, Tischen und Garderobe vor. Halte die Besucherliste spätestens am Vortag ausgedruckt bereit, weil Nachmeldungen am Einlass sonst unnötig Zeit kosten.
• Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und rechne die Mengen anhand der bestätigten Gäste plus etwa 5 Prozent Reserve. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Snacks lassen sich am Veranstaltungstag vorbereiten.
• Teste die komplette Technik nicht nur einzeln, sondern mit Mikrofonen, DI-Boxen, Verlängerungskabeln und Lautsprechern gleichzeitig. Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Aufbau, Soundcheck, Drehbuch und Helfereinteilung ohne Zeitdruck abgeschlossen werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Neujahrskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Termin und Programm. Musiker, Repertoire und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Neujahrskonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Sitzplätze und Catering rechtzeitig geplant werden können.

Wie viel Reserve sollte man beim Catering einplanen?

Rechne die Speisen und Getränke zunächst anhand der bestätigten Gästezahl und plane etwa 5 Prozent Reserve ein. Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, nicht schon beim Versand der Einladungen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Neujahrskonzert?

Plane mindestens 90 Minuten für Saal, Tische, Stühle, Garderobe, Dekoration und Technik ein. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor Einlass abgeschlossen sein, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.

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