Organiser un Concert du Nouvel An, étape par étape

Un Concert du Nouvel An se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme, puis se construit avec les artistes, les répétitions et l’accueil du public. Commencez par confirmer les associations participantes, les chefs d’orchestre et les solistes avant d’ouvrir la billetterie. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : partitions, sonorisation, besoins alimentaires, bénévoles et moyens de paiement. Ce plan vous aide à garder le bon ordre jusqu’au jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme du concert
3 personnes
3
Confirmer les associations participantes
2 personnes
4
Confirmer les chefs d’orchestre et les solistes
2 personnes
5
Fixer les dates de répétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Fixer les tarifs d'entrée
2 personnes
11
Mettre en place la billetterie
2 personnes
12
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
13
Faire imprimer les programmes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Passer les commandes traiteur
2 personnes
16
Rassembler les partitions
3 personnes
17
Préparer les partitions pour les chefs d’orchestre
2 personnes
18
Coordonner la technique
3 personnes
19
Réserver des microphones
20
Préparer les jetons de consommation
2 personnes
21
Préparer la salade de la caisse
22
Tester le terminal de paiement
23
Publier l’itinéraire
24
Publier les informations de stationnement
25
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
26
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Dégager la zone du podium
2 personnes
36
Installer les pupitres
3 personnes
37
Aménager la salle des instruments
3 personnes
38
Raccorder le matériel audio
3 personnes
39
Régler l’éclairage
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
4 personnes
41
Préparer les brochures du programme
2 personnes
42
Aménager la table d’entrée
2 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Contrôler les billets
2 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
52
Annoncer le concert
53
Coordonner les changements de scène
4 personnes
54
Gérer les micros
2 personnes
55
Servir les boissons
4 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Annoncer la pause
59
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
60
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
61
Surveiller la salle
2 personnes
62
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
63
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

66
Rassembler les instruments en toute sécurité
4 personnes
67
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
68
Éteindre l’éclairage
69
Ranger les chaises
4 personnes
70
Dégager les tables
3 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le bar
2 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Restituer les clés du lieu
80
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
81
Emballer le catering restant
2 personnes
82
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
83
Rassembler les factures et les reçus
84
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
85
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 200
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 20

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Pupitres de musiqueqté 70
Pupitres de chef d'orchestreqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Guirlandes du Nouvel Anqté 10
Décoration de tableqté 12
Étoiles lumineusesqté 20
Pupitres de programmeqté 4

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Caisses de boissonsqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de barqté 4
Poubellesqté 8
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Jetons de consommationqté 1000
Brochures du programmeqté 200
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 20
Reçusqté 4
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de sacs poubelleqté 8

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de fixer le programme. Prévoyez ensuite les répétitions avec les chefs d’orchestre et les solistes, car leurs disponibilités conditionnent toute la suite.
Ouvrez la billetterie seulement après avoir fixé les tarifs et préparé les informations pratiques. Publiez l’itinéraire et le stationnement en même temps que les invitations pour éviter les demandes de dernière minute.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception. Transmettez le nombre final au traiteur avant de passer la commande, plutôt que d’attendre la semaine du concert.
Planifiez la technique avant les répétitions générales : microphones, pieds, haut-parleurs, console, amplificateur, câbles et éclairage doivent être testés ensemble. Gardez des piles de rechange et des rallonges disponibles le jour même.
Répartissez les bénévoles par créneau et par poste, notamment pour l’accueil, les vestiaires, les consommations et le paiement. Testez le terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture des portes et préparez les jetons à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Concert du Nouvel An ?: Commencez au moins 3 mois avant le concert pour confirmer la date, le lieu, les artistes et les associations participantes. Ce délai laisse aussi le temps de fixer les répétitions, d’imprimer les programmes et de mettre la billetterie en place.
Quand ouvrir la billetterie pour un Concert du Nouvel An ?: Ouvrez-la dès que le tarif, le programme et les informations essentielles sur le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Évitez de vendre des billets avant d’avoir vérifié la capacité d’accueil et le plan de salle.
Combien de temps avant faut-il tester la sonorisation ?: Faites un premier test complet au moins 7 jours avant, puis une vérification finale le jour du concert. Testez chaque microphone, les câbles, les haut-parleurs, l’amplificateur, la console et les projecteurs séparément puis ensemble.
Quand confirmer la commande du traiteur ?: Confirmez-la 5 à 7 jours avant le concert, après avoir traité les inscriptions et recensé les besoins alimentaires. Prévoyez une dernière vérification du nombre de repas et des boissons 48 heures avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.