Cómo organizar un Concierto de Año Nuevo sin imprevistos

Organizar un Concierto de Año Nuevo exige coordinar música, público y logística en un calendario muy ajustado. Empieza por cerrar la fecha y el lugar; después confirma asociaciones, directores, solistas y ensayos antes de abrir las inscripciones o vender entradas. Cuando el programa esté definido, podrás calcular catering, personal, material técnico y folletos. Los problemas suelen aparecer al final: partituras incompletas, pagos sin probar, cables sin cubrir o información insuficiente sobre aparcamiento y acceso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar el programa del concierto
3 personas
3
Confirmar las asociaciones participantes
2 personas
4
Confirmar a los directores y solistas
2 personas
5
Fijar las fechas de los ensayos
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer reservas
2 personas
10
Fijar los precios de entrada
2 personas
11
Montar la venta de entradas
2 personas
12
Diseñar folletos del programa
2 personas
13
Imprimir folletos del programa
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Realizar pedidos de catering
2 personas
16
Recopilar las partituras
3 personas
17
Preparar las partituras para los directores
2 personas
18
Coordinar la técnica
3 personas
19
Reservar micrófonos
20
Preparar fichas de consumición
2 personas
21
Preparar la bandeja de caja
22
Probar el dispositivo de pago
23
Publicar la ruta
24
Publicar información de estacionamiento
25
Enviar la información de los artistas
2 personas
26
Preparar la zona de recepción
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
4 personas
30
Preparar la vajilla
2 personas
31
Marcar la distribución de la sala
3 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Despejar la zona del escenario
2 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Montar el espacio para instrumentos
3 personas
38
Conectar el equipo de sonido
3 personas
39
Configurar la iluminación
2 personas
40
Realizar la prueba de sonido
4 personas
41
Preparar folletos del programa
2 personas
42
Montar la mesa de entrada
2 personas
43
Montar el guardarropa
2 personas
44
Comprobar los baños
45
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

46
Recibir a los artistas
3 personas
47
Recibir a los visitantes
4 personas
48
Comprobar los mapas
2 personas
49
Repartir folletos del programa
2 personas
50
Gestionar el guardarropa
2 personas
51
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
52
Anunciar el concierto
53
Coordinar los cambios de escenario
4 personas
54
Operar los micrófonos
2 personas
55
Servir las bebidas
4 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Anunciar el descanso
59
Reponer el catering del descanso
3 personas
60
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
61
Supervisar la sala
2 personas
62
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
63
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas
65
Guardar los restos refrigerados
2 personas

Seguimiento

66
Reunir los instrumentos de forma segura
4 personas
67
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
68
Apagar la iluminación
69
Recoger sillas
4 personas
70
Recoger las mesas
3 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la barra
2 personas
74
Limpiar la sala
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Entregar las llaves del lugar
80
Devolver el material prestado
2 personas
81
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
82
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
83
Recopilar facturas y recibos
84
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
85
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 200
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos para postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 20

Equipo

Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Amplificador
Atriles de músicacant. 70
Atriles de directorcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12

Decoración

Guirnaldas de Año Nuevocant. 10
Decoración de mesacant. 12
Estrellas luminosascant. 20
Atriles para programascant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de bebidascant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para barbacoacant. 4
Papeleracant. 8
Cajón de la caja registradora
Terminal de pago
Tiquets de consumocant. 1000
Folletos del programacant. 200
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 20
Reciboscant. 4
Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de publicar invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el cierre de inscripciones y el concierto para confirmar dietas, reservas y necesidades de los participantes.
Confirma por escrito a cada asociación, director y solista, y envía las fechas de ensayo en un único calendario. Pide las partituras definitivas con al menos 10 días de margen para preparar las copias de los directores.
Prueba la cadena técnica completa durante un ensayo: micrófonos, soportes, mesa de mezclas, amplificador, altavoces y cables. Reserva tiempo para cubrir los cables y lleva baterías de repuesto antes de que llegue el público.
No esperes al día del concierto para organizar las entradas y los pagos. Haz una prueba del dispositivo de pago al menos 48 horas antes y prepara fichas de consumición, bandeja de caja y señalización para que los voluntarios sepan qué hacer.
Calcula el servicio según la asistencia confirmada y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido de catering. Prepara mesas, sillas, percheros y separadores con antelación, y publica la ruta y el aparcamiento como mínimo 3 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar el programa, confirmar artistas y asociaciones, fijar al menos varias fechas de ensayo, vender entradas y resolver la técnica sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y solistas?: Confírmalos por escrito entre 6 y 8 semanas antes del concierto. Solicita también sus necesidades y disponibilidad de ensayo; las partituras definitivas deberían estar reunidas al menos 10 días antes.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una primera prueba técnica durante un ensayo y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Prueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y batería, y verifica que los cables queden protegidos en las zonas de paso.
¿Cuándo publicar la información de acceso y aparcamiento?: Publica la ruta y el aparcamiento al menos 3 días antes y repítelos en el mensaje enviado a los artistas y asistentes. Incluye también la hora de apertura de puertas y a quién acudir si surge un problema en la entrada.

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