Ein Neujahrskonzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Neujahrskonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst klärst du Datum und Ort, stellst das Programm zusammen und sicherst Auftrittsvereine, Dirigenten und Solisten verbindlich zu. Danach folgen Proben, Einladungen, Ticketverkauf und Programmhefte. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Technik, Bewirtung, Einlass und Garderobe wirklich funktionieren. Plane diese Punkte nicht erst für die letzte Woche ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
3
Auftrittsvereine bestätigen
2 Personen
4
Dirigenten und Solisten bestätigen
2 Personen
5
Probentermine festlegen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
11
Ticketverkauf einrichten
2 Personen
12
Programmhefte gestalten
2 Personen
13
Programmhefte drucken lassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Cateringbestellungen aufgeben
2 Personen
16
Musikpartituren sammeln
3 Personen
17
Partituren für Dirigenten vorbereiten
2 Personen
18
Technik abstimmen
3 Personen
19
Mikrofone reservieren
20
Verzehrmarken vorbereiten
2 Personen
21
Kassenschublade vorbereiten
22
Bezahlterminal testen
23
Wegbeschreibung veröffentlichen
24
Parkinformationen veröffentlichen
25
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
26
Empfangsbereich vorbereiten
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Geschirr bereitstellen
2 Personen
31
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
36
Notenständer aufstellen
3 Personen
37
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Beleuchtung einrichten
2 Personen
40
Soundcheck durchführen
4 Personen
41
Programmhefte auslegen
2 Personen
42
Empfangstisch einrichten
2 Personen
43
Garderobe einrichten
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

46
Künstler empfangen
3 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Karten kontrollieren
2 Personen
49
Programmhefte verteilen
2 Personen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
52
Konzert ankündigen
53
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
54
Mikrofone bedienen
2 Personen
55
Getränke servieren
4 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Pause ankündigen
59
Pausencatering nachfüllen
3 Personen
60
Besucherfragen beantworten
2 Personen
61
Aufsicht im Saal führen
2 Personen
62
Abschied und Dankesrede halten
63
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

66
Instrumente sicher zusammenstellen
4 Personen
67
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
68
Beleuchtung ausschalten
69
Stühle aufräumen
4 Personen
70
Tische aufräumen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Bar reinigen
2 Personen
74
Saal reinigen
4 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Abfallcontainer leeren
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Locationschlüssel abgeben
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
82
Kasseinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
83
Rechnungen und Belege sammeln
84
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
85
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 200
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Verstärker
NotenpulteAnz. 70
DirigentenpulteAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12

Dekoration

NeujahrsgirlandenAnz. 10
TischdekorationAnz. 12
LeuchtsterneAnz. 20
ProgrammständerAnz. 4

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
GetränkekästenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
BarbänkeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Kassenschale
Kartenzahlungsgerät
VerzehrmarkenAnz. 1000
ProgrammhefteAnz. 200
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 20
KassenbonsAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
MüllbeutelhalterAnz. 8

Tipps

Beginne mit Programm und Mitwirkenden: Bestätige Vereine, Dirigenten und Solisten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Proben, Partituren und Künstlerinformationen verlässlich planen.
Lege den Ablauf des Abends minutengenau fest. Rechne für Einlass, Konzertbeginn, mögliche Umbesetzungen und eine Pause jeweils eigene Zeitfenster ein, statt die Musikbeiträge lückenlos aneinanderzureihen.
Richte den Ticketverkauf ein, sobald Eintrittspreise und Sitzplatzsituation feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Veröffentliche gleichzeitig Wegbeschreibung und Parkinformationen, damit diese Fragen nicht am Veranstaltungstag am Einlass landen.
Stimme die Technik spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Konzert vor Ort ab. Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabelwege, Bühnenbeleuchtung und Ersatzbatterien mit den tatsächlichen Positionen auf der Bühne.
Plane den Empfang nach dem Konzert getrennt vom Bühnenablauf. Bestelle Catering, erfasse Ernährungswünsche und teile Freiwillige für Einlass, Kasse, Garderobe und Bewirtung ein; teste das Bezahlterminal mindestens einen Tag vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Neujahrskonzert organisieren?: Starte mindestens 3 Monate vor dem Konzert. Programm, Vereine, Dirigenten und Solisten sollten 8 bis 12 Wochen vorher bestätigt sein; Proben und Ticketverkauf bauen darauf auf.
Wann muss der Ticketverkauf für ein Neujahrskonzert beginnen?: Richte den Verkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Sitzplätze zu planen und Einladungen rechtzeitig zu verschicken.
Wann sollte man die Technik für ein Konzert testen?: Führe die Vor-Ort-Abstimmung 10 bis 14 Tage vorher durch und teste das Bezahlterminal spätestens am Vortag. Am Konzerttag brauchst du dann nur noch einen kurzen Funktionstest.
Was wird bei einem Neujahrskonzert am häufigsten vergessen?: Oft fehlen klare Zuständigkeiten für Einlass, Kasse, Garderobe und Bewirtung. Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher ein und kläre außerdem Parkhinweise, Ernährungswünsche und den Umgang mit Verzehrmarken.

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