Organiser un concert-déjeuner : la bonne méthode

Un concert-déjeuner demande de coordonner un repas, l’accueil du public et une installation musicale dans un même créneau. Commencez par confirmer la date, le lieu et les artistes, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de repas et les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur les achats, le pain, les garnitures et le matériel. Le jour J, installez d’abord la salle et le buffet, puis raccordez les instruments avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir les artistes et le répertoire
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des visiteurs
8
Confirmer les informations des artistes
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Commander du pain et des garnitures
12
Tester l'équipement
2 personnes
13
Refroidir les produits du déjeuner
2 personnes
14
Préparer les sandwiches et les garnitures
3 personnes
15
Préparer le café et le thé
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Nettoyer l’espace
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les tables de buffet
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Installer le matériel sonore
3 personnes
22
Raccorder les instruments et les microphones
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
2 personnes
24
Installer la table d’information

Événement

25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Présenter le programme
27
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
28
Servir le déjeuner
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Encadrer le concert
2 personnes
31
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
32
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

33
Démonter le matériel audio
3 personnes
34
Remettre le mobilier en place
3 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer l’espace
3 personnes
38
Retirer la décoration
2 personnes
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Stocker les restes alimentaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 2
Portant de vestiaire

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Microphones d’instrumentsqté 2
Pieds de microqté 4
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Passe-câblesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les artistes : gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le répertoire, les réservations et les invitations.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des visiteurs, les besoins alimentaires et les quantités de pain et de garnitures.
Faites les courses la veille, mais préparez les sandwiches et les garnitures le jour même. Refroidissez les produits du déjeuner à l’avance et prévoyez des glacières si le buffet reste installé plus d’une heure.
Réservez 90 minutes avant l’accueil pour nettoyer la salle, placer les tables et les chaises, installer le buffet, le vestiaire et la table d’information. Ce créneau évite de monter la sonorisation pendant l’arrivée du public.
Testez la table de mixage, les microphones, les câbles, les multiprises et les rallonges avant l’ouverture des portes. Faites une vraie vérification du son avec les artistes, pas seulement un contrôle visuel du matériel.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Indiquez dès le départ l’horaire, la date limite d’inscription et la possibilité de signaler un besoin alimentaire.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et le son ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’accueil, dont 30 à 45 minutes pour les tables et le buffet et 30 minutes pour les instruments et les microphones. Ajoutez 15 minutes de marge pour résoudre un problème de câble ou de raccordement.
Quand confirmer le nombre de repas pour un concert-déjeuner ?: Finalisez la liste des visiteurs 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez alors les besoins alimentaires et ajustez les achats, le pain, les garnitures, les assiettes et les verres.
Que faut-il faire juste avant l’arrivée des visiteurs ?: Terminez le café et le thé, placez les plateaux de service et vérifiez que le buffet est accessible. Faites ensuite un dernier contrôle de 10 minutes : accueil, table d’information, vestiaire, son et circulation entre les tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.