Cómo organizar un concierto al mediodía sin prisas
Un concierto al mediodía combina una actuación, una recepción y un almuerzo que deben estar listos casi al mismo tiempo. Empieza cerrando la fecha, el lugar, los artistas y el repertorio; después confirma asistentes y necesidades dietéticas. La comida, el café y las bebidas deben enfriarse y prepararse antes de montar el sonido. Reserva la última franja para la prueba técnica y deja la entrada libre para recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Definir artistas y repertorio
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Finalizar la lista de visitantes
- 8
Confirmar la información de los artistas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Pedir pan y embutidos
- 12
Probar el equipo
2 personas
- 13
Enfriar los productos del almuerzo
2 personas
- 14
Preparar bocadillos y rellenos
3 personas
- 15
Preparar café y té
2 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Limpiar el espacio
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar mesas de buffet
2 personas
- 20
Colgar la decoración
2 personas
- 21
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 22
Conectar instrumentos y micrófonos
2 personas
- 23
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 24
Preparar la mesa de información
Evento
- 25
Recibir a los visitantes
3 personas
- 26
Presentar el programa
- 27
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
- 28
Servir el almuerzo
3 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Acompañar el concierto
2 personas
- 31
Retirar la vajilla y las mesas
2 personas
- 32
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 33
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 34
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Limpiar el espacio
3 personas
- 38
Retirar la decoración
2 personas
- 39
Devolver el material prestado
2 personas
- 40
Guardar la comida sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Burra de camerino
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Micrófonos de instrumentocant. 2
- Atrilescant. 4
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra artistas, repertorio y reservas antes de enviar las invitaciones. Pide la información técnica de cada artista con al menos 7 días de antelación para saber cuántos micrófonos, atriles y cables necesitarás.
- Solicita las inscripciones y preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 5 días antes. Así puedes finalizar la lista de visitantes y ajustar el pan, los embutidos y los rellenos sin comprar a ciegas.
- Planifica el montaje hacia atrás desde la hora de inicio: reserva al menos 90 minutos para mesas, sillas, buffet, decoración y equipo de sonido. La prueba de sonido debe terminar como mínimo 30 minutos antes de recibir al público.
- Prepara el almuerzo en dos fases. Enfría los productos con varias horas de margen y deja los bocadillos y rellenos listos antes de abrir el espacio; el café y el té pueden prepararse justo antes de la llegada.
- No dejes la entrada para el final del montaje. Prepara la mesa de información, despeja un recorrido de acceso y asigna a una persona para recibir visitantes mientras otra atiende cualquier ajuste del sonido o del buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al mediodía?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y los artistas. Cierra la lista de visitantes y las preferencias dietéticas 5 días antes, y confirma la información técnica de los artistas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido?
- Hazla después de montar los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos y los instrumentos, pero antes de recibir a los visitantes. Reserva al menos 30 minutos para la prueba y deja otros 15 minutos para corregir cables, niveles o posiciones.
- ¿Cuánta comida necesito para un concierto al mediodía?
- Calcula una ración de almuerzo por visitante y añade entre un 10 y un 15 % para cubrir confirmaciones tardías y porciones desiguales. Compra el pan y los embutidos después de cerrar la lista, y prepara café y té para una taza por persona más un 20 % adicional.
- ¿Qué se suele olvidar al montar este tipo de concierto?
- Lo que más se retrasa es la información técnica de los artistas, los alargadores y la protección de los cables. Comprueba estos elementos 7 días antes y haz una revisión final del equipo, las mesas del buffet y la vajilla el día anterior.
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