Zo organiseer je een lunchconcert
Een lunchconcert vraagt om twee planningen die op de dag samenkomen: een soepel optreden en een lunch die op tijd klaarstaat. Begin met datum, locatie en artiesten, en leg daarna repertoire, reserveringen en het aantal bezoekers vast. Verzamel dieetwensen vroeg, zodat je de lunch gericht kunt inkopen. Op de dag zelf werk je van ruimte en techniek naar buffet, koffie en ontvangst; de geluidscheck doe je voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Artiesten en repertoire vastleggen
2 personen
- 3
Reserveringen maken
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Bezoekerslijst afronden
- 8
Artiesteninformatie bevestigen
- 9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Brood en beleg bestellen
- 12
Apparatuur testen
2 personen
- 13
Lunchproducten koelen
2 personen
- 14
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
- 15
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 16
Locatie openen
2 personen
- 17
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 19
Buffettafels inrichten
2 personen
- 20
Decoratie ophangen
2 personen
- 21
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 22
Instrumenten en microfoons aansluiten
2 personen
- 23
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
- 24
Informatietafel klaarzetten
Event
- 25
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 26
Programma toelichten
- 27
Lunchbuffet openen
2 personen
- 28
Lunch serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Concert begeleiden
2 personen
- 31
Servies en tafels afruimen
2 personen
- 32
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 33
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 34
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 35
Servies afwassen
2 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 38
Decoratie verwijderen
2 personen
- 39
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 40
Overgebleven voedsel opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 2
- Kleedkamerrek
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Instrumentmicrofoonsaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 4
- Audiokabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Kabelmattenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 2
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rond de bezoekerslijst uiterlijk enkele dagen voor het concert af. Gebruik het definitieve aantal om brood, beleg, servies en zitplaatsen te controleren; houd dieetwensen apart zichtbaar voor degene die het buffet inricht.
- Plan de techniek vóór de lunchvoorbereiding. Bouw speakers, mengpaneel en microfoons op, sluit instrumenten aan en voer de geluidscheck uit met de artiesten voordat tafels en buffet het werk in de ruimte bemoeilijken.
- Koel lunchproducten voordat je broodjes en beleg voorbereidt. Zet koffie en thee pas klaar wanneer de ruimte is ingericht, zodat kannen en kopjes niet in de weg staan tijdens het opbouwen.
- Reserveer een vaste plek voor artiesteninformatie en ontvangst. Een informatietafel, bezoekerslijst en duidelijke plek voor jassen voorkomen dat de entree tijdens het concert een verzamelpunt wordt.
- Test niet alleen of apparatuur geluid geeft, maar ook de praktische aansluiting. Controleer audiokabels, stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten één keer vóór opening; een ontbrekende kabel is op dat moment lastiger op te lossen dan een ontbrekende stoel.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een lunchconcert organiseren?
- Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zodra repertoire en reserveringen bevestigd zijn, zodat je uiterlijk 1 week voor het concert de bezoekerslijst kunt afronden.
- Wanneer doe je de geluidscheck bij een lunchconcert?
- Doe de geluidscheck vóór de bezoekers binnenkomen, meestal 60 tot 90 minuten voor aanvang. Test speakers, microfoons, instrumentaansluitingen en het gewenste volume met de artiesten zelf.
- Hoeveel lunch moet ik bestellen voor een lunchconcert?
- Bestel op basis van de definitieve bezoekerslijst en tel per persoon minimaal één volledige lunchportie. Houd daarnaast rekening met dieetwensen en koop brood en beleg pas nadat het aantal aanmeldingen is gecontroleerd.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een lunchconcert?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Controleer de lijst opnieuw bij het afronden van de bezoekerslijst, voordat je boodschappen doet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!