Organiser un concert de réunion sans perdre le fil

Un concert de réunion demande de coordonner les anciens membres du groupe, les artistes invités, le public et la technique. Commence par bloquer la date et le lieu, puis confirme rapidement les participants et leurs besoins. La sonorisation, le transport du matériel et le programme doivent être verrouillés avant les derniers jours. Le jour J, prévois une équipe distincte pour l’accueil, le catering et les réglages sur scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Approcher les artistes et les membres du groupe
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
9
Organiser le transport du matériel
10
Rassembler les informations sur les artistes
11
Recueillir les besoins techniques
12
Établir le plan de la salle
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les bracelets et les formulaires d’entrée
16
Composer la playlist des pauses
17
Préparer les textes de présentation
2 personnes
18
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Créer des étiquettes pour les plats spéciaux
23
Récupérer les clés du lieu
24
Ouvrir la salle
2 personnes
25
Vérifier l’éclairage et la ventilation
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
28
Installer la scène et les pieds de micro
3 personnes
29
Installer les enceintes et la table de mixage
3 personnes
30
Monter l’installation lumière
3 personnes
31
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Installer le buffet et les points de boissons
4 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
37
Séparer les plats spéciaux
2 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Effectuer la balance technique
4 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Installer les instruments
3 personnes
43
Remettre le programme à l’animateur

Événement

44
Tenir l'entrée
2 personnes
45
Accueillir les invités
2 personnes
46
Distribuer les badges
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
54
Lancer la musique de pause
55
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
56
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
57
Servir le buffet du soir
4 personnes
58
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
59
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
60
Recueillir les morceaux demandés
61
Annoncer la finale
62
Accompagner le concert final
4 personnes
63
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
64
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
65
Rassembler les objets perdus

Suivi

66
Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
67
Éteindre l’équipement
3 personnes
68
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Retourner le matériel
2 personnes
77
Rapporter les clés du lieu
78
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique
Pieds de microqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 10
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Cafetièreqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Chariots de serviceqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermomètresqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Mur photo
Cadres photoqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 90
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Colle repositionnableqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter tout le monde : prévois ensuite au moins 2 semaines pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
Demande aux artistes une fiche technique complète au plus tard 10 jours avant le concert : nombre de micros, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation doivent être connus avant la réservation du matériel.
Prépare le plan de salle en séparant circulation, buffet et espace scénique. Place les tables de buffet hors du passage vers la scène et garde les câbles protégés par des passe-câbles.
Finalise le programme et les textes de présentation au moins 3 jours avant l’événement. Prévois aussi une playlist pour les pauses afin d’éviter les changements improvisés entre deux séquences.
Le jour J, récupère les clés et ouvre la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie l’éclairage, la ventilation, les quantités de catering et le refroidissement des boissons avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de réunion ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les artistes, le lieu, le catering et la sonorisation doivent être confirmés assez tôt, puis les inscriptions et les besoins techniques relancés 10 à 14 jours avant.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de réunion ?: Réserve-la dès que les artistes ont transmis leurs besoins techniques, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Une dernière vérification du matériel et du plan de scène doit avoir lieu au moins 3 jours avant.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la salle ?: Ouvre la salle environ 3 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les éléments de podium, les microphones, la table de mixage, les lumières et le buffet, puis de faire un test sonore.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des invités ?: Prépare les badges nominatifs, les bracelets et les formulaires d’entrée au moins 2 jours avant. Garde une liste des inscriptions à jour et envoie les informations de parking 3 à 5 jours avant l’événement.

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