Zo organiseer je een reünieconcert zonder verrassingen
Begin een reünieconcert niet met de uitnodiging, maar met de datum, locatie en beschikbaarheid van de artiesten. Daarna leg je techniek, catering en het programma vast, zodat je weet wat gasten en bandleden nodig hebben. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tijdig en werk met één definitieve plattegrond. Plan op de dag zelf ruimte voor opbouw, soundcheck, entree en een laatste controle van licht, ventilatie en dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten en bandleden benaderen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Programma definitief maken
2 personen
- 7
Catering reserveren
2 personen
- 8
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
- 9
Vervoer voor apparatuur regelen
- 10
Artiesteninformatie verzamelen
- 11
Technische wensen verzamelen
- 12
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
- 13
Parkeerinformatie versturen
- 14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 15
Polsbandjes en entreeformulieren printen
- 16
Playlist voor pauzes samenstellen
- 17
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
- 18
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 22
Etiketten voor dieetgerechten maken
- 23
Locatiesleutels ophalen
- 24
Zaal openen
2 personen
- 25
Licht en ventilatie controleren
2 personen
- 26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 27
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 28
Podium en microfoonstandaards plaatsen
3 personen
- 29
Speakers en mengtafel plaatsen
3 personen
- 30
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 31
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Entreebalie inrichten
2 personen
- 34
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
- 35
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 36
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 37
Dieetgerechten apart neerzetten
2 personen
- 38
Garderobe inrichten
2 personen
- 39
Toiletten controleren
- 40
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 43
Programma aan presentator geven
Event
- 44
Entree bemannen
2 personen
- 45
Gasten verwelkomen
2 personen
- 46
Naamkaartjes uitdelen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
- 51
Openingswoord verzorgen
- 52
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
- 53
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 54
Pauzemuziek starten
- 55
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
- 56
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
- 57
Avondbuffet serveren
4 personen
- 58
Servies en glazen ophalen
2 personen
- 59
Derde concertblok begeleiden
3 personen
- 60
Verzoeknummers verzamelen
- 61
Finale aankondigen
- 62
Finaleconcert begeleiden
4 personen
- 63
Afscheid en bedankwoord verzorgen
- 64
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
- 65
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 66
Dranken en eten opruimen
3 personen
- 67
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 68
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
- 69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 70
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
- 73
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 74
Decoratie verwijderen
2 personen
- 75
Gevonden voorwerpen registreren
- 76
Apparatuur retourneren
2 personen
- 77
Locatiesleutels terugbrengen
- 78
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 4
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Actieve speakersaantal 4
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop voor muziek
- Muziekstandaardsaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerlampenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 3
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Soepkommenaantal 80
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Koffiepottenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Serveertrolleysaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermometersaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Fotowand
- Fotolijstenaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 90
- Theelichthoudersaantal 20
- Plakgumaantal 4
- Schaaraantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische basis minimaal 4 weken vooraf vast. Verzamel per artiest de inputlijst en controleer of je onder meer actieve speakers, een mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitorboxen en de juiste kabels nodig hebt.
- Maak de zaalindeling uiterlijk 1 week voor het concert definitief. Teken podiumdelen, stoelen, tafels, buffettafels en statafels in en houd looppaden vrij voor catering, garderobe en vervoer van apparatuur.
- Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de reünie. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, polsbandjes, entreeformulieren, waterglazen, borden en besteksets; een late gastenlijst veroorzaakt vooral bij dieetgerechten fouten.
- Plan op de concertdag minstens 3 uur voor opbouw en controle. Haal de locatiesleutels op, open de zaal, test licht en ventilatie, leg kabelmatten over looproutes en controleer daarna pas de entree en catering.
- Maak het programma niet alleen voor de optredens. Zet ook presentatieteksten, een playlist voor de pauzes en vaste momenten voor eten en drinken klaar; koel dranken op tijd en label dieetgerechten voordat de eerste gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een reünieconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en catering uiterlijk 4 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen van tevoren.
- Wanneer regel je de geluidsapparatuur voor een reünieconcert?
- Reserveer de geluidsapparatuur minimaal 4 weken vooraf. Verzamel technische wensen eerder en plan op de dag zelf ten minste 3 uur voor opbouw, bekabeling en soundcheck.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een zaal voor een reünieconcert in te richten?
- Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, techniek, verlichting en catering. Voeg extra tijd toe als apparatuur moet worden vervoerd of de zaal nog niet eerder met de band is getest.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een reünieconcert?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst 7 tot 10 dagen voor het concert. Maak daarna etiketten voor dieetgerechten en geef de definitieve aantallen aan de catering door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!