So organisierst du ein Wiedersehnskonzert ohne Leerlauf

Bei einem Wiedersehnskonzert müssen Wiedersehen, Bühnenprogramm und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Band, Technik und Anmeldungen und lege erst dann Saalplan, Catering und Einlass fest. Viele Verzögerungen entstehen, weil technische Anforderungen oder Ernährungswünsche zu spät abgefragt werden. Plane außerdem feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Getränke und die Öffnung des Saals ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler und Bandmitglieder kontaktieren
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Programm finalisieren
2 Personen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Tonanlage reservieren
2 Personen
9
Transport für das Equipment organisieren
10
Künstlerinformationen sammeln
11
Technische Anforderungen sammeln
12
Saalplan erstellen
2 Personen
13
Parkinformationen versenden
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Armbänder und Eintrittsformulare drucken
16
Playlist für die Pausen zusammenstellen
17
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
18
Cateringmengen kontrollieren
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Etiketten für Diätgerichte erstellen
23
Standortschlüssel abholen
24
Saal öffnen
2 Personen
25
Licht und Belüftung überprüfen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
28
Bühne und Mikrofonständer aufstellen
3 Personen
29
Lautsprecher und Mischpult aufstellen
3 Personen
30
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
31
Kabel sicher abkleben
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
34
Buffet und Getränkepunkte einrichten
4 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
36
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
37
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Instrumente bereitstellen
3 Personen
43
Programm an den Moderator geben

Event

44
Eingang besetzen
2 Personen
45
Gäste begrüßen
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
51
Eröffnungsrede halten
52
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
53
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
54
Pausenmusik starten
55
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
56
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
57
Abendbuffet servieren
4 Personen
58
Geschirr und Gläser einsammeln
2 Personen
59
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
60
Wunschlieder sammeln
61
Finale ankündigen
62
Finalkonzert begleiten
4 Personen
63
Abschied und Dankesrede halten
64
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
65
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

66
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
67
Geräte ausschalten
3 Personen
68
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Dekoration entfernen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
77
Locationschlüssel zurückbringen
78
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop für Musik
NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierwagenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermometerAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Fotowand
BilderrahmenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 90
TeelichthalterAnz. 20
KleberAnz. 4
SchereAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
GummihandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und kontaktiere Künstler sowie Bandmitglieder direkt danach. Sammle technische Anforderungen früh, damit Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und Kabel rechtzeitig reserviert werden können.
Verschicke die Einladungen mit einer klaren Anmeldefrist. Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche und nutze die endgültige Personenzahl anschließend für Cateringmengen, Sitzplätze und Namensschilder.
Finalisiere das Programm, bevor du Präsentationstexte und die Pausen-Playlist vorbereitest. So weiß das Moderationsteam, wann Umbauten, Ansagen und Musikwechsel tatsächlich stattfinden.
Plane den Transport des Equipments als eigenen Schritt ein. Bühnenelemente, Lautsprecher, Lichtstative und Kabelmatten sind nicht automatisch am Veranstaltungsort verfügbar und müssen vor dem Aufbau vor Ort sein.
Hole den Standortschlüssel ab und öffne den Saal früh genug für Aufbau und Kontrolle. Prüfe Licht und Belüftung, kühle die Getränke, beschrifte Diätgerichte und sichere Kabel mit Kabelmatten, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wiedersehnskonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Künstlern und Bandmitgliedern. Reserviere Catering und Tonanlage, sobald die erwartete Gästezahl und die technischen Anforderungen absehbar sind.
Wann sollte man die Einladungen für ein Wiedersehnskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert und setze eine Anmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So bleiben noch mindestens 14 Tage für Cateringmengen, Saalplan und Namensschilder.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Wiedersehnskonzert?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Mobiliar, Bühne, Tonanlage und Beleuchtung ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit Fehler bei Mikrofonen, Monitorboxen oder Kabeln nicht in die Begrüßung rutschen.
Wann muss man Ernährungswünsche und Cateringmengen klären?: Frage Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung ab und schließe die Auswertung spätestens 2 Wochen vor dem Konzert ab. Kontrolliere die bestellten Mengen einige Tage vorher und beschrifte Diätgerichte vor dem Öffnen des Buffets.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.