Cómo organizar un concierto de reunión sin perder el control

Un concierto de reunión combina actuaciones, reencuentros y una recepción que debe funcionar con precisión. Empieza cerrando fecha, lugar y artistas; después define el programa y calcula las necesidades técnicas, de comida y de acceso. La mayor parte de los problemas aparece cuando el sonido, el transporte del equipo o las preferencias dietéticas se dejan para la última semana. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y llegar al día del concierto con cada responsable y horario definidos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar a los artistas y miembros de la banda
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa final
2 personas
7
Reservar el catering
2 personas
8
Reservar equipo de sonido
2 personas
9
Organizar el transporte del equipo
10
Recopilar información de los artistas
11
Recopilar necesidades técnicas
12
Hacer el plano del salón
2 personas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Imprimir pulseras y formularios de entrada
16
Preparar la playlist para los descansos
17
Preparar los textos de la presentación
2 personas
18
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Crear etiquetas para platos dietéticos
23
Recoger las llaves del recinto
24
Abrir la sala
2 personas
25
Comprobar la iluminación y la ventilación
2 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Despejar el espacio del escenario
3 personas
28
Colocar el escenario y los soportes de micrófono
3 personas
29
Colocar los altavoces y la mesa de mezclas
3 personas
30
Montar la instalación de iluminación
3 personas
31
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Montar el bufé y los puntos de bebidas
4 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
36
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
37
Colocar los platos de dieta aparte
2 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Preparar los instrumentos
3 personas
43
Entregar el programa al presentador

Evento

44
Atender la entrada
2 personas
45
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
51
Dar el discurso de apertura
52
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
53
Reponer el bufé del descanso
3 personas
54
Poner la música del descanso
55
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
56
Preparar el bufé de la noche
4 personas
57
Servir el buffet de la noche
4 personas
58
Recoger la vajilla y los vasos
2 personas
59
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
60
Recopilar solicitudes de canciones
61
Anunciar la final
62
Acompañar el concierto final
4 personas
63
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
64
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
65
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

66
Recoger bebidas y comida
3 personas
67
Apagar el equipo
3 personas
68
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Clasificar y retirar residuos
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Registrar objetos perdidos
76
Devolver el equipo
2 personas
77
Devolver las llaves del recinto
78
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 3
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 10
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil para música
Atrilescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 10
Enrollacablescant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tazones para sopacant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Carros de serviciocant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termómetroscant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Photowall
Marcos de fotoscant. 12
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Portavelascant. 20
Masilla adhesivacant. 4
Tijerascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones, y pide confirmación de asistencia con al menos 3 semanas de margen. Así podrás calcular mesas, sillas, catering, pulseras y formularios de entrada con cifras reales.
Pide a cada artista la información técnica al menos 14 días antes: instrumentos, micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones necesarias. Con esos datos puedes preparar el plano del escenario y reservar el equipo de sonido sin improvisar.
Programa la llegada del equipo por separado de la llegada del público. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para transportar, montar y probar altavoces, mesa de mezclas, cables, iluminación y alimentación eléctrica.
Calcula las bebidas y la vajilla a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación inicial. Separa y etiqueta los platos dietéticos, y revisa las cantidades del catering el día anterior, cuando todavía puedes corregir un faltante.
Prepara un cronograma con responsables para la apertura de la sala, las llaves, la ventilación, la iluminación, el aparcamiento y la recepción. Haz una comprobación técnica completa antes de abrir las puertas y deja una playlist lista para cada descanso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de reunión?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los artistas, el recinto, el catering y el equipo de sonido deben estar confirmados al menos 3 semanas antes; deja los últimos 2 días para compras, etiquetas y comprobaciones.
¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas a los músicos?: Pídelas al confirmar su participación y ciérralas como máximo 14 días antes. Necesitas saber instrumentos, micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y conexiones para preparar el montaje y evitar alquileres urgentes.
¿Cuánto tiempo antes debe llegar el equipo de sonido?: Planifica la llegada y el montaje al menos 2 horas antes de la apertura al público. Añade tiempo para probar cada micrófono, altavoz, monitor, cable y foco, porque una prueba de 15 minutos rara vez detecta todos los fallos.
¿Cuándo se confirma el número de personas para el catering?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y confirma las cantidades con el catering entre 3 y 5 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de ese cierre para poder etiquetar los platos y separar las raciones correctamente.

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