Organiser un concert de reprises sans rien laisser au hasard

Un concert de reprises se prépare dans un ordre précis : confirmer le groupe et le lieu, cadrer les besoins techniques, puis organiser l’accueil du public. La sonorisation, l’électricité et la circulation sur scène doivent être validées assez tôt, car les erreurs découvertes le jour même sont difficiles à corriger. Prévoyez aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, la sécurité et le ravitaillement. Les dernières heures servent surtout à contrôler le matériel, rafraîchir les boissons et charger ce qui doit être transporté.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la prestation avec le groupe
2
Confirmer le lieu et les horaires d'accès
3
Vérifier les besoins en son et en électricité
2 personnes
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Informer les riverains du bruit
6
Vérifier les autorisations nécessaires
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Enregistrer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des visiteurs
11
Préparer le programme et le planning
12
Recevoir la setlist du groupe
13
Valider la répartition de la scène avec le groupe
2 personnes
14
Créer le plan sonore
2 personnes
15
Préparer le plan de sécurité et d'évacuation
2 personnes
16
Commander les courses
17
Vérifier le matériel de location
2 personnes
18
Créer la signalétique
19
Imprimer la liste des visiteurs et le programme
20
Récupérer le matériel audio
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier la date de péremption et les quantités
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Charger le matériel pour le transport
3 personnes
26
Ouvrir le lieu et vérifier les espaces
2 personnes
27
Vérifier les prises électriques et les issues de secours
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter le système de sonorisation
4 personnes
30
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
31
Monter l’éclairage
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer le buffet de boissons et de snacks
3 personnes
34
Contrôler les toilettes et les lavabos
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
37
Accueillir le groupe et montrer la loge
2 personnes

Événement

38
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accompagner le premier set du concert
2 personnes
43
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
44
Encadrer le deuxième set du concert
2 personnes
45
Vérifier la scène et l'espace public
2 personnes
46
Animer le dernier set du concert
2 personnes
47
Régler la facture avec le groupe et le propriétaire
48
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
3 personnes

Suivi

49
Stocker les restes au frais
2 personnes
50
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
51
Démonter le mobilier et la décoration
4 personnes
52
Collecter et trier les déchets
3 personnes
53
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
54
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
55
Vérifier et emballer le matériel
3 personnes
56
Retourner le matériel audio
2 personnes
57
Remettre les clés et le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demandez la fiche technique et la setlist du groupe au moins 3 semaines avant le concert. Faites valider la disposition de la scène, les retours et les microphones avant de réserver la sonorisation.
Confirmez les horaires d’accès au lieu au plus tard 10 jours avant. Réservez une plage d’installation d’au moins 3 heures avant l’arrivée du public, surtout si vous devez poser les enceintes, les retours et les câbles.
Traitez les câbles comme un sujet de sécurité, pas comme un détail technique : prévoyez des rallonges, multiprises, goulottes et du gaffer, puis vérifiez chaque passage avant l’ouverture des portes.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert afin d’imprimer la liste des visiteurs et d’ajuster les assiettes, verres, boissons et en-cas. Notez séparément les besoins alimentaires pour éviter une recherche de dernière minute.
Le jour J, mettez les boissons au frais dès l’arrivée et contrôlez les quantités ainsi que les dates de péremption avant de préparer le buffet. Gardez le programme, la signalétique et le plan d’évacuation à un endroit accessible à l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reprises ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Cela laisse le temps de confirmer le groupe et le lieu, de vérifier les autorisations, de réserver la sonorisation et d’organiser les inscriptions.
Quand faut-il réserver la sonorisation pour un concert ?: Réservez-la au moins 4 semaines avant la date. La fiche technique du groupe doit être validée avant la réservation, notamment pour les enceintes, les subwoofers, les retours, les microphones et les boîtiers DI.
À quelle heure faut-il installer la scène et le son ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes. Comptez davantage si le lieu impose un accès limité ou si l’installation comprend des projecteurs, des guirlandes lumineuses et un test complet avec le groupe.
Quand envoyer les invitations et fermer les inscriptions ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le concert et fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant. Vous pourrez ainsi établir la liste des visiteurs, imprimer le programme et ajuster les boissons, les en-cas et la vaisselle.

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